Rechnung als Handwerker schreiben: Material und Lohn getrennt, Abschläge, § 13b

Eine Handwerkerrechnung enthält alles, was § 14 Abs. 4 UStG von jeder Rechnung verlangt — und zusätzlich eine Trennung, die keine andere Branche kennt: Arbeitskosten und Materialkosten in getrennten Zeilen. Steht am Ende nur eine Summe „Badsanierung 6.800 €", verliert Ihr Privatkunde bis zu 1.200 € im Jahr an Steuerermäßigung. Er wird die Rechnung zurückschicken, und Sie schreiben sie noch einmal.

Warum die Trennung von Lohn und Material zählt

Privatpersonen dürfen 20 % der Handwerkerkosten direkt von ihrer Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Begünstigt sind aber nur die Arbeitsleistung, Fahrt- und Maschinenkosten samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Material ist ausgeschlossen — Fliesen, Kabel, Ersatzteile, Farbe zählen nicht mit.

Das Finanzamt akzeptiert die Ermäßigung nur, wenn die Aufteilung aus der Rechnung selbst hervorgeht. Eine nachträgliche Schätzung, ein handschriftlicher Vermerk oder eine formlose Bestätigung genügen nicht. Zwei weitere Voraussetzungen liegen ebenfalls bei Ihnen und Ihrem Kunden:

• Kein Bargeld. Die Zahlung muss auf Ihr Konto laufen — Überweisung, Lastschrift, Karte. Barzahlung schließt die Ermäßigung aus, selbst mit Quittung. Schreiben Sie die Bankverbindung deshalb sichtbar auf die Rechnung.
• Leistung im Haushalt des Kunden. Arbeiten in Ihrer Werkstatt sind nicht begünstigt. Wenn Sie eine Tür bei sich lackieren und danach vor Ort einbauen, gehören die beiden Anteile in getrennte Positionen.

Für Sie ist das kein Steuerthema, sondern eine Frage der Rechnungsstruktur. Ihr Kunde zahlt dieselbe Summe — nur schneller und ohne Rückfrage.

Aufbau einer Handwerkerrechnung

Die Zwischensummen sind der Kern. Formulierungen wie „darin enthaltene Lohnkosten: 1.434,00 € netto zzgl. 272,46 € USt = 1.706,46 €" ersparen Ihrem Kunden das Rechnen und Ihnen den Anruf.

Zwei Angaben, die bei Arbeiten an Gebäuden regelmäßig fehlen:

• Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht. Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson muss die Rechnung den Hinweis enthalten, dass der Empfänger sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Ein Satz genügt: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren."
• Die Sechs-Monats-Frist. Für grundstücksbezogene Leistungen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung abrechnen — auch gegenüber Privatkunden.

Der komplette Katalog der Pflichtangaben steht in der Anleitung zum Rechnungschreiben, eine ausgefüllte Vorlage unter Rechnung: Pflichtangaben.

Abschlagszahlungen bei längeren Bauvorhaben

Bei Werkverträgen dürfen Sie Abschläge in Höhe des bereits erbrachten Wertzuwachses verlangen (§ 632a BGB). Jeder Abschlag ist eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und eigenem Steuerausweis — und die Umsatzsteuer daraus entsteht nicht mit der Rechnung, sondern mit dem Geldeingang.

Am Ende steht die Schlussrechnung über die Gesamtleistung, in der Sie jede Abschlagsrechnung einzeln mit Netto- und Steuerbetrag abziehen. Wird das vergessen, zahlen Sie die Umsatzsteuer zweimal. Wie die Schlussrechnung im Detail aufgebaut ist, zeigt Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.

Gewährleistungseinbehalt: der Betrag bleibt voll steuerpflichtig

Bei Bauleistungen behalten Auftraggeber oft einen Teil der Schlussrechnung als Sicherheit ein, üblich sind 5 % über die Gewährleistungszeit. Für die Rechnung bedeutet das: Der Einbehalt ist eine Zahlungsvereinbarung, keine Preisminderung. Sie stellen die volle Leistung mit voller Umsatzsteuer in Rechnung und weisen den Einbehalt darunter als noch nicht fälligen Teil aus:

Schlussrechnungsbetrag 14.280,00 € · abzüglich Gewährleistungseinbehalt 5 % (714,00 €), fällig nach Ablauf der Gewährleistungsfrist am 31.08.2031 · jetzt zahlbar 13.566,00 €

Kürzen Sie stattdessen die Rechnungssumme, rechnen Sie den Einbehalt faktisch ab und müssen ihn später neu fakturieren. Wer den Einbehalt vermeiden will, bietet dem Auftraggeber eine Gewährleistungsbürgschaft an — an der Rechnung ändert das nichts.

Bauleistungen an Unternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Erbringen Sie eine Bauleistung an einen anderen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet nicht mehr Sie die Umsatzsteuer, sondern Ihr Auftraggeber (§ 13b UStG). Die Rechnung enthält dann keinen Steuerausweis, sondern den Pflichtsatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Nachweis ist die Bescheinigung USt 1 TG, die Ihr Kunde vom Finanzamt bekommt und Ihnen vorlegt.

Zwei Fehler passieren hier regelmäßig: Umsatzsteuer trotzdem auszuweisen — dann schulden Sie den Betrag nach § 14c UStG — oder § 13b bei einem Privatkunden oder einem Bauherrn ohne USt-1-TG-Bescheinigung anzuwenden. Wann die Regelung greift und wie die Rechnung aussieht, steht unter Reverse-Charge-Rechnung.

Wenn Sie Kleinunternehmer sind

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus — weder als Satz noch als Betrag — und setzen stattdessen den Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung. Die Trennung von Lohn und Material machen Sie trotzdem, denn Ihr Privatkunde braucht sie für § 35a EStG genauso; begünstigt sind dann die Arbeitskosten ohne Steueranteil. Einzelheiten unter Rechnung als Kleinunternehmer und § 19 UStG. Für Beträge bis 250 € brutto genügt die vereinfachte Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV — praktisch für den kleinen Reparaturauftrag, aber ohne Lohn-Material-Aufteilung verliert Ihr Kunde auch hier die Ermäßigung.

Gewerbliche Auftraggeber und Kommunen verlangen längst XRechnung

Privatkunden bekommen weiterhin Papier oder PDF, ohne Frist. Bei Aufträgen von Unternehmen, Wohnungsgesellschaften, Stadtwerken oder Kommunen sieht es anders aus:

• Annehmen muss jedes Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.
• Ausstellen müssen Sie strukturiert ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab dem 1. Januar 2028 dann alle übrigen. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Der Zeitplan steht unter E-Rechnung Pflicht: Fristen.
• Öffentliche Auftraggeber nehmen schon heute vielfach nur die XRechnung an — und dann nur mit Leitweg-ID, der Adresse der zuständigen Stelle. Fehlt sie, wird die Datei abgewiesen (BR-DE-15). Prüfen Sie die Nummer vorab unter Leitweg-ID prüfen; der Ablauf steht unter XRechnung an Behörden.

Zulässig sind XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML). Für Abschlagsrechnungen tragen Sie den Dokumententyp 326 (Teilrechnung) ein, für Anzahlungen und die Schlussrechnung 380 — ein anderer Wert führt zu BR-DE-17.

Bevor Sie die erste strukturierte Baurechnung verschicken: Datei in unseren Validator ziehen. Geprüft wird gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT, daneben erscheint die lesbare Rechnungsansicht mit allen Positionen. Jeder Fehler ist im Fehlerverzeichnis in normalem Deutsch erklärt, Beispieldateien liegen zum Vergleichen bereit, und aus einem ZUGFeRD-PDF holt der ZUGFeRD-Extraktor das XML heraus.

Aufbewahren müssen Sie alle Rechnungen acht Jahre und im Originalformat (GoBD) — bei einer E-Rechnung den Datensatz selbst, nicht den Ausdruck.

Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.