Rechnung schreiben: Anleitung in 6 Schritten (2026)

Eine Rechnung ist kein Brief, sondern ein Beleg mit gesetzlich festgelegtem Inhalt. Was darauf stehen muss, regelt § 14 Abs. 4 UStG; wie es aussieht, dürfen Sie frei entscheiden. Diese Anleitung geht die sechs Schritte durch, an denen es in der Praxis hakt — und schließt mit der Frage, die 2026 die wichtigste ist: wie lange Ihr gewohntes Word-Dokument noch reicht.

Schritt 1: Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Zehn Nummern, alle zusammen. Fehlt eine, ist die Rechnung nicht ungültig — aber Ihr Kunde bekommt eventuell keinen Vorsteuerabzug und schickt sie zurück.

Ausstellungsdatum und Leistungsdatum sind zwei getrennte Angaben, auch wenn sie oft auf denselben Tag fallen. Beim Leistungsdatum genügt der Monat, solange er eindeutig ist. Eine ausgefüllte Musterrechnung mit allen zehn Positionen steht in der Checkliste der Pflichtangaben.

Schritt 2: Ihr Fall — Kleinunternehmer, Kleingewerbe oder Privatperson?

Drei Begriffe, die ständig vermischt werden, obwohl sie aus verschiedenen Rechtsgebieten stammen und jeweils etwas anderes für Ihre Rechnung bedeuten.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist ein umsatzsteuerlicher Status. Seit 2025 gelten die Grenzen 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Wer darunter bleibt, erhebt keine Umsatzsteuer — und darf sie deshalb auch nicht ausweisen. Auf die Rechnung gehört stattdessen ein Hinweis, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wer trotzdem „19 %" hinschreibt, schuldet den Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Alle Einzelheiten stehen unter Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.

Kleingewerbe ist dagegen kein Steuerstatus, sondern eine Einordnung im Handels- und Gewerberecht: ein Gewerbe ohne kaufmännischen Geschäftsbetrieb, ohne Eintrag im Handelsregister, ohne Bilanzpflicht. Über die Umsatzsteuer sagt das Wort nichts aus. Ein Kleingewerbetreibender, der die Grenzen des § 19 UStG überschreitet oder auf die Regelung verzichtet hat, schreibt eine ganz normale Rechnung mit Steuerausweis. Die Frage „Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleingewerbe?" lässt sich also erst beantworten, wenn Sie wissen, ob Sie zusätzlich Kleinunternehmer sind.

Privatpersonen können ebenfalls einen Beleg ausstellen — nur ist das keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Typische Anlässe: der Verkauf eines gebrauchten Fahrrads, eine Nachbarschaftshilfe, ein Beleg für die Versicherung. Was dabei gilt:

• Keine Umsatzsteuer, kein Steuersatz, kein Hinweis auf § 19. Sie sind kein Unternehmer, also gibt es nichts auszuweisen.
• Keine Steuernummer, keine fortlaufende Rechnungsnummer. Beides ist nur für Unternehmer vorgeschrieben.
• Sinnvoll sind trotzdem: Namen und Anschriften beider Seiten, Datum, klare Beschreibung des Gegenstands, Betrag, Unterschrift. Nennen Sie das Papier besser „Quittung" oder „Kaufbeleg" als „Rechnung".
• Ein gewerblicher Käufer kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Das ist kein Fehler Ihres Belegs, sondern Folge Ihres Status.
• Verkaufen Sie regelmäßig und mit Gewinnerzielungsabsicht, werden Sie umsatzsteuerlich zum Unternehmer — dann gelten wieder die zehn Pflichtangaben.

Schritt 3: Bis 250 € genügen fünf Angaben

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, greift die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dann brauchen Sie nur Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz oder den Befreiungshinweis. Empfängerangabe, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt dürfen entfallen — der übliche Kassenbon ist genau das.

Zwei Ausnahmen: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim Reverse-Charge-Verfahren gilt die Erleichterung nicht.

Schritt 4: Die Rechnungsnummer

Verlangt ist eine fortlaufende Nummer, die Sie nur einmal vergeben. „Fortlaufend" heißt nicht „lückenlos aufsteigend um eins": Sie dürfen Zahlen und Buchstaben mischen, nach Jahren, Kunden oder Projekten gliedern und mehrere Kreise parallel führen. Was nicht geht:

• dieselbe Nummer zweimal — der Klassiker, wenn der Zähler zum 1. Januar wieder bei 001 startet und die Jahreszahl fehlt;
• Nummern nachträglich ändern oder vergebene Nummern wiederverwenden;
• eine stornierte Rechnung ersatzlos löschen. Die Nummer bleibt vergeben, die Korrektur läuft über eine Storno- oder Korrekturrechnung mit eigener Nummer.

Ein Schema wie 2026-0042 löst das Problem dauerhaft und ist sofort lesbar.

Schritt 5: Fristen — sechs Monate zum Schreiben, acht Jahre zum Aufbewahren

Rechnungen an Unternehmen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Dieselbe Frist gilt für Werklieferungen und Leistungen rund um ein Grundstück, selbst wenn der Kunde eine Privatperson ist. Wer sie verstreichen lässt, riskiert ein Bußgeld — und in der Praxis vor allem, dass der Kunde die Leistung längst vergessen hat.

Aufbewahren müssen Sie Rechnungen acht Jahre (GoBD), und zwar in der Form, in der sie entstanden sind: unverändert, jederzeit auffindbar, maschinell auswertbar. Bei einer E-Rechnung heißt das, dass der strukturierte Datensatz selbst archiviert wird — ein Ausdruck ersetzt ihn nicht.

Schritt 6: Womit schreiben Sie?

Für Rechnungen an Privatkunden bleibt jeder dieser Wege dauerhaft zulässig. Papier und PDF sind dort nicht befristet. Welche kostenlosen Werkzeuge es für welche Aufgabe gibt, vergleicht E-Rechnung Software kostenlos.

Ab wann Word und PDF nicht mehr genügen

Zwischen inländischen Unternehmen gilt seit dem 1. Januar 2025: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung". Verschicken dürfen Sie es im Übergangszeitraum weiterhin — aber nur, wenn der Empfänger zustimmt. Empfangen können muss dagegen jedes Unternehmen seit 2025, ohne Ausnahme; ein E-Mail-Postfach genügt dafür.

Ab dann wird es verbindlich:

„Strukturiert" heißt: ein maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931. Zulässig sind XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML). Ein Word-Dokument, das Sie als PDF speichern, erfüllt das nicht — auch dann nicht, wenn es perfekt aussieht. Der Unterschied zwischen den Formaten steht unter E-Rechnung Formate, der komplette Zeitplan unter E-Rechnung Pflicht: Fristen und die Rechtslage unter Elektronische Rechnung — Pflicht.

Eine Gruppe bleibt außen vor: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen elektronischer Rechnungen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) — ohne Stichtag. Annehmen müssen aber auch sie.

Prüfen Sie das Ergebnis

Wenn Sie bereits strukturierte Rechnungen erzeugen, sehen Sie der Datei nicht an, ob sie die Pflichtfelder wirklich enthält. Dafür gibt es unsere Werkzeuge, kostenlos und ohne Anmeldung:

• Validator — Datei hineinziehen, Prüfung gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT, technische Grundlage ist die Open-Source-Bibliothek Mustang. Daneben erscheint die lesbare Rechnungsansicht.
• Fehlerverzeichnis — jede Regel mit Ursache und Lösung in normalem Deutsch statt „BR-CO-15 violated". Bei defekten Dateien hilft zusätzlich die KI-Korrektur; Geschäftsdaten wie IBAN oder Steuernummer erfindet sie bewusst nicht.
• ZUGFeRD-Extraktor — holt das XML aus einem ZUGFeRD-PDF heraus, damit Sie sehen, was Ihre Software tatsächlich erzeugt hat.
• Beispieldateien — geprüfte XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs zum Vergleichen, bevor Sie eine echte Kundenrechnung hochladen.

Einen eigenen Rechnungsgenerator können Sie kostenlos nutzen: Formular ausfüllen, gültige XRechnung herunterladen, Prüfergebnis inklusive. Weitere Wege ohne Abo sammelt E-Rechnung erstellen (kostenlos). Wenn Sie mit einer Vorlage starten wollen, finden Sie eine zum Kopieren unter Rechnungsvorlage kostenlos.

Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.