Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: Pflichtangaben, Umsatzsteuer-Satz, E-Rechnung

Auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehören sieben Angaben — und eine Angabe darf auf keinen Fall darauf stehen: die Umsatzsteuer. Weder als Prozentsatz noch als Betrag. Wer sie trotzdem ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, obwohl er ihn gar nicht einnehmen wollte (§ 14c UStG).

Das ist der teuerste Fehler in dieser Rechnungsart, und er passiert regelmäßig, weil Vorlagen aus dem Netz eine Zeile „zzgl. 19 % MwSt." vorgedruckt haben.

Erst die Begriffe: Kleinunternehmer ist nicht Kleingewerbe

Die beiden Wörter werden synonym benutzt, meinen aber verschiedene Rechtsgebiete:

Für die Rechnung zählt allein die zweite Zeile. Ein Kleingewerbetreibender, der nicht unter § 19 UStG fällt, schreibt eine ganz normale Rechnung mit Umsatzsteuer.

Die Grenzen des § 19 UStG liegen seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Wird die zweite Grenze unterjährig überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung ab genau diesem Umsatz — die folgenden Rechnungen tragen dann Umsatzsteuer.

Die Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung

Für Kleinunternehmer gilt ein verkürzter Katalog. § 34a UStDV nennt die Angaben, die eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss:

Ein Leistungsdatum ist beim Kleinunternehmer nicht zwingend, gehört aber in jede saubere Rechnung — Ihr Kunde braucht es für seine Buchhaltung, und Sie ersparen sich Rückfragen.

Der Satz zur Umsatzsteuer: kurz, eindeutig, ohne Prozentzeichen

Eine feste Wortlautvorgabe gibt es nicht. Verlangt ist ein verständlicher Hinweis darauf, dass die Leistung nach § 19 UStG steuerfrei ist. Bewährt haben sich:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG."

Was Sie streichen: jede Zeile mit „19 %", „7 %", „zzgl. MwSt.", „inkl. MwSt." oder einem separaten Steuerbetrag. Auch „0 % USt" ist unglücklich, weil es einen Steuersatz benennt. Es gibt nur einen Betrag: das Entgelt.

Ebenfalls weglassen: den Ausweis in der Zeile „Nettobetrag". Ohne Steuer gibt es kein Netto und kein Brutto, sondern nur den Rechnungsbetrag.

Müssen Sie E-Rechnungen ausstellen? Nein — dauerhaft nicht

Hier ist die Antwort erfreulich kurz. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen elektronischer Rechnungen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Sie dürfen weiterhin Papier schicken oder ein normales PDF mailen — ohne Frist, ohne Stichtag, ohne Übergangsregel.

Freiwillig dürfen Sie natürlich umsteigen. Wenn Ihre Kunden große Unternehmen oder Behörden sind, kann eine E-Rechnung Ihre Zahlungen sogar beschleunigen, weil sie ohne Abtippen ins System des Empfängers läuft. Welche kostenlosen Wege es dafür gibt, sammelt der Ratgeber E-Rechnung erstellen (kostenlos).

Empfangen müssen Sie sie trotzdem — seit dem 1. Januar 2025

Das ist die Kehrseite, und sie wird ständig mit der Befreiung verwechselt: Die Pflicht, E-Rechnungen annehmen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen. Ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.

Praktisch ist das weniger dramatisch, als es klingt. Für den Empfang genügt ein einfaches E-Mail-Postfach — das hat die Bundesregierung ausdrücklich bestätigt. Sie müssen keine Software kaufen.

Nur: Ein Postfach nimmt die Datei an, mehr nicht. Eine XRechnung ist eine XML-Datei; per Doppelklick sehen Sie Buchstabensalat statt einer Rechnung. Was Sie zusätzlich brauchen:

• Lesen. Datei in unseren Validator ziehen, die lesbare Rechnungsansicht erscheint automatisch — kostenlos, ohne Anmeldung. Der Ablauf steht in XRechnung öffnen und anzeigen. Steckt das XML in einem ZUGFeRD-PDF, holt es der ZUGFeRD-Extraktor heraus.
• Prüfen. Wir testen gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT (Engine: die Open-Source-Bibliothek Mustang) und erklären jeden Fehler in normalem Deutsch — 255 Regeln, jede mit eigener Seite samt Ursache und Lösung. Zum Üben liegen Beispieldateien bereit.
• Aufbewahren. Der strukturierte Datensatz muss acht Jahre unverändert vorliegen (GoBD). Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht — Einzelheiten unter E-Rechnung archivieren nach GoBD.

Ausführlich für Ihre Situation: E-Rechnung empfangen als Kleinunternehmer.

Was sich 2027 und 2028 für Sie ändert

An Ihrer eigenen Rechnung: nichts. Die Ausstellungspflicht kommt am 1.1.2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und am 1.1.2028 für alle übrigen — Kleinunternehmer bleiben außen vor.

Was sich ändert, ist Ihr Posteingang. Bis zum 31.12.2026 dürfen Ihre Lieferanten Ihnen mit Ihrer Zustimmung noch ein einfaches PDF schicken. Danach fällt diese Zustimmungsmöglichkeit für die verpflichteten Unternehmen weg: Ab 2027 kommen von den größeren Anbietern XML-Dateien, ab 2028 von fast allen. Wenn Sie heute schon einen Ablauf für Ansehen, Prüfen und Ablegen haben, merken Sie den Stichtag gar nicht.

Der vollständige Fristenplan steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025–2028.

Häufige Fragen

Darf ich als Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Rechnungsnummer schreiben? Nein. Die fortlaufende, einmalig vergebene Nummer ist Pflicht. Erlaubt sind Kombinationen aus Zahlen und Buchstaben, etwa 2026-0042, solange keine Nummer doppelt vorkommt.

Muss ich eine USt-IdNr. beantragen? Nein. Die Steuernummer vom Finanzamt genügt. Eine USt-IdNr. brauchen Sie erst bei Geschäften mit Unternehmen im EU-Ausland.

Was ist bei Rechnungen bis 250 €? Dafür gilt die vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Welche Angaben dann entfallen, steht in der Checkliste der Pflichtangaben.

Ich habe versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen. Was jetzt? Sie schulden den ausgewiesenen Betrag zunächst dem Finanzamt (§ 14c UStG). Eine Berichtigung gegenüber dem Kunden ist möglich, aber formgebunden — das ist der Punkt, an dem Sie Ihren Steuerberater fragen sollten, nicht eine Website.

Brauche ich für all das ein Buchhaltungsprogramm? Zum Rechnungschreiben nicht, zum Empfangen und Prüfen auch nicht. Wann sich ein Abo trotzdem rechnet, rechnet der Vergleich sevdesk Alternative durch.

Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.