E-Rechnung empfangen: Was Selbstständige und Kleinunternehmer jetzt wirklich tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können. Nicht erst 2027, nicht erst 2028, sondern jetzt. Das steht so im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz), und das Bundesfinanzministerium bestätigt es in seinen FAQ zur E-Rechnung ausdrücklich: Ausnahmen gibt es beim Empfang keine. Auch nicht für Kleinunternehmer, auch nicht für Vermieter mit Umsatzsteuer-Option, auch nicht für den Ein-Personen-Betrieb mit drei Rechnungen im Monat.

Die gute Nachricht zuerst, weil sie viele beruhigt: Für den reinen Empfang reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach. Sie müssen keine Software kaufen, um die Pflicht formal zu erfüllen.

Die weniger gute Nachricht: Mit dem Empfang allein ist es nicht getan. Die Datei muss gelesen, geprüft und acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Und genau da wird es für die meisten praktisch.

Wer muss was, ab wann?

* Die Empfangspflicht entsteht durch Ihre Rolle als Unternehmer: Ihre eigenen Lieferanten (Telefonanbieter, Großhandel, Werkzeughändler) dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken, und Sie müssen sie annehmen.

Wichtig für Kleinunternehmer, weil es oft durcheinandergeht: Das Jahressteuergesetz 2024 hat Sie vom Ausstellen befreit. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, dauerhaft. Vom Empfangen hat Sie niemand befreit. Beides steht in derselben Gesetzesänderung und wird trotzdem ständig verwechselt.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Öffnet man sie mit einem Doppelklick, sieht man Programmcode statt einer Rechnung.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei eingebettet ist. Für das Auge eine normale Rechnung, für die Maschine ein Datensatz.

Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete Daten ist seit 2025 rechtlich nur noch eine „sonstige Rechnung". Bis Ende 2026 dürfen Ihre Lieferanten es mit Ihrer Zustimmung noch verwenden. Danach wird es eng.

„E-Mail-Postfach reicht" stimmt. Und greift trotzdem zu kurz.

Das BMF schreibt wörtlich, für den Empfang genüge ein E-Mail-Postfach. Das ist die Antwort auf die Frage „womit empfange ich". Drei Fragen bleiben offen, und alle drei sind ebenfalls Pflicht:

1. Lesen. Eine XRechnung ist im Posteingang eine XML-Datei. Bevor Sie den Betrag überweisen, wollen Sie wissen, was drinsteht: Summe, Positionen, Bankverbindung, Skonto. Dafür brauchen Sie einen Viewer. Die Finanzverwaltung stellt im ELSTER-Portal einen kostenlosen Visualisierer bereit, daneben gibt es Browser-Werkzeuge.

2. Prüfen. Nicht jede E-Rechnung, die ankommt, ist korrekt. Fehlende Pflichtfelder, Rundungsdifferenzen, falsches Profil: solche Rechnungen sollten Sie nicht verbuchen, sondern beim Aussteller eine Korrektur anfordern. Ob eine Datei der Norm entspricht, zeigt ein Validator.

3. Aufbewahren. Der strukturierte Teil der Rechnung, also die XML-Daten, muss laut BMF acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht, denn der Ausdruck ist nicht das Original. Die Datei muss so gespeichert sein, dass sie nachträglich nicht verändert werden kann und bei einer Betriebsprüfung lesbar vorliegt.

Der dritte Punkt ist der, an dem das „einfach im E-Mail-Postfach lassen" in der Praxis bricht. Ein Postfach, in dem gelöscht, verschoben und aufgeräumt wird, ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD.

Was Sie diese Woche konkret tun können

1. Legen Sie eine eigene E-Mail-Adresse oder zumindest einen festen Ordner für eingehende Rechnungen an. Eine Adresse pro Zweck spart später Suchzeit.
2. Öffnen Sie die nächste XML-Rechnung nicht im Editor, sondern in einem Viewer, und gleichen Sie die Beträge ab.
3. Klären Sie die Archivfrage: Wo liegen die Original-XML-Dateien in acht Jahren? Wer sichert sie? Ein Ordner auf dem einzigen Laptop ist keine Antwort.
4. Wenn Sie einen Steuerberater haben, fragen Sie, in welcher Form er die Eingangsrechnungen bekommen möchte. Viele Kanzleien haben dafür inzwischen feste Prozesse.

Häufige Fragen

Ich bin Kleinunternehmer und habe noch nie eine E-Rechnung bekommen. Betrifft mich das trotzdem? Ja. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob schon jemand eine geschickt hat. Ab 2027 stellen die großen Lieferanten verpflichtend um, spätestens dann kommen die XML-Dateien von selbst.

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen? Bis Ende 2026 braucht der Aussteller für Papier-Alternativen ohnehin Ihr Einverständnis. Danach nicht mehr: Eine gesetzeskonforme E-Rechnung müssen Sie annehmen. Das BMF weist darauf hin, dass es keinen Anspruch auf ein anderes Format gibt.

Reicht es, die Rechnung auszudrucken und abzuheften? Nein. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz selbst, acht Jahre lang, unverändert.

Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung einfach bezahle? Bezahlen dürfen Sie, was Sie wollen. Problematisch wird der Vorsteuerabzug: Der setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Bei erkennbaren Fehlern fordern Sie besser eine korrigierte Rechnung an.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (abgerufen 07.08.2026)
• § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
• § 34a UStDV (Befreiung der Kleinunternehmer vom Ausstellen)
• IHK-Merkblätter zur E-Rechnungspflicht, u. a. IHK Dresden

Stand: 2026-08-07. Alle Angaben ohne Gewähr, keine Steuer- oder Rechtsberatung.