XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied, einfach erklärt

Kurze Antwort vorweg: Beide Formate sind vollwertige E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes. Wer eine XRechnung bekommt, hat eine gültige E-Rechnung. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung (ab Version 2.0.1) bekommt, auch. Der Unterschied liegt nicht in der Gültigkeit, sondern darin, wie die Datei aufgebaut ist und wer sie bequem verarbeiten kann.

Die Grundidee: eine Norm, zwei Verpackungen

Seit 2025 verlangt § 14 UStG für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Norm legt fest, welche Angaben eine Rechnung als Datenfelder enthalten muss: Rechnungsnummer, Datum, Steuernummern, Positionen, Steuersätze, Summen.

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Umsetzungen derselben Norm. Der Inhalt ist im Kern gleich. Die Verpackung nicht:

  • XRechnung ist eine nackte XML-Datei. Nur Daten, keine Optik. Öffnet man sie per Doppelklick, sieht man Quellcode.
  • ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich dieselben Daten als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht das PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML.
XRechnung <Invoice> ... </Invoice> reines XML, nur Maschine ZUGFeRD PDF (sichtbare Rechnung) + eingebettetes XML Eigene Darstellung. Formatquellen: KoSIT (XRechnung), FeRD (ZUGFeRD).
Gleicher Norm-Inhalt, unterschiedliche Verpackung: XRechnung nur für Maschinen, ZUGFeRD für Mensch und Maschine zugleich.

Der direkte Vergleich

XRechnung ZUGFeRD (ab 2.0.1)
Dateityp .xml .pdf (PDF/A-3 mit XML darin)
Mit den Augen lesbar? Nein, nur mit Viewer Ja, wie jedes PDF
Maschinell verarbeitbar? Ja Ja (über das eingebettete XML)
Gültige E-Rechnung nach § 14 UStG? Ja Ja, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL
Herausgeber des Standards KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)
Rechnungen an Behörden (B2G) Standard, oft ausdrücklich verlangt je nach Behörde akzeptiert
Typischer Absender Behördenlieferanten, größere Systeme Mittelstand, Handwerk, Selbstständige

Eine Falle verdient einen eigenen Satz: ZUGFeRD kennt mehrere Profile, und die abgespeckten Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Wer ZUGFeRD erzeugt, sollte das Profil EN 16931 (auch „COMFORT" genannt) oder höher verwenden.

Welches Format sollten Sie verwenden?

Sie stellen Rechnungen an Behörden? Dann führt an der XRechnung meist kein Weg vorbei. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist sie seit November 2020 verpflichtend, und die Empfangsplattformen der Länder sind auf sie ausgelegt. Dazu gehört die Leitweg-ID, eine Art Adressnummer der Behörde, die in die Rechnung eingetragen werden muss.

Sie stellen Rechnungen an andere Unternehmen? Dann ist ZUGFeRD im Alltag oft die freundlichere Wahl: Ihr Kunde mit moderner Buchhaltungssoftware verarbeitet das XML automatisch, Ihr Kunde ohne Software liest einfach das PDF. Beide sind bedient, niemand ruft an und fragt, was das für eine komische Datei ist.

Sie empfangen nur? Dann haben Sie keine Wahl, das Format bestimmt der Absender. Sie brauchen einen Weg, beide zu lesen und zu prüfen. Bei ZUGFeRD reicht fürs Lesen jeder PDF-Betrachter; ob das eingebettete XML mit dem sichtbaren PDF übereinstimmt, sieht man so allerdings nicht. Verlassen sollte man sich im Zweifel auf die XML-Daten, denn rechtlich zählt der strukturierte Teil.

Drei Missverständnisse, die immer wieder auftauchen

„Ein normales PDF ist doch auch elektronisch." Elektronisch ja, E-Rechnung nein. Ohne strukturierte Daten ist ein PDF seit 2025 nur eine „sonstige Rechnung" und erfüllt die kommende Ausstellungspflicht nicht.

„ZUGFeRD ist das schlechtere Format." Nein. Ab Version 2.0.1 im richtigen Profil ist es der XRechnung rechtlich gleichgestellt. Es ist schlicht ein anderer Kompromiss: Lesbarkeit für Menschen gegen etwas mehr Komplexität in der Datei.

„Ich muss mich heute für eines entscheiden." Müssen Sie nicht. Viele Programme erzeugen beide Formate aus denselben Daten. Entscheidend ist, dass Ihre Rechnung die Pflichtangaben der Norm enthält und das Gegenüber sie verarbeiten kann.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist? Von außen kaum. Das XML steckt als Anhang in der PDF-Datei. Ein Validator oder Viewer zeigt es an; manche PDF-Programme listen eingebettete Anhänge auf.

Kann eine XRechnung als PDF verschickt werden? Nein. Eine XRechnung ist per Definition die XML-Datei selbst. Ein PDF daneben zu legen ist erlaubt, ersetzt die XML aber nicht.

Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden? Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Privatkunden dürfen weiter Papier oder PDF bekommen.

Was ist mit Kleinbeträgen? Rechnungen bis 250 Euro brutto sind als Kleinbetragsrechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, ebenso etwa Fahrausweise.

Quellen

Stand: 2026-08-07. Alle Angaben ohne Gewähr, keine Steuer- oder Rechtsberatung.

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