Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: Unterschied, Aufbau, Umsatzsteuer

Der teuerste Fehler in dieser Rechnungsart steckt in einer einzigen fehlenden Zeile: Wenn die Schlussrechnung die bereits berechneten Abschläge nicht abzieht, schulden Sie die Umsatzsteuer zweimal — einmal aus den Abschlagsrechnungen und noch einmal aus der Schlussrechnung (§ 14c Abs. 1 UStG). Das Geld ist fällig, auch wenn der Kunde nur den Restbetrag überweist.

Damit das nicht passiert, müssen Sie drei Rechnungsarten auseinanderhalten, die im Alltag alle „Zwischenrechnung" genannt werden.

Die drei Rechnungsarten im Überblick

Der Unterschied zwischen den ersten beiden ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht die Höhe des Betrags. Eine Anzahlungsrechnung verlangt Geld, bevor irgendetwas geliefert oder gebaut ist. Eine Abschlagsrechnung rechnet ab, was bereits fertig ist: die verlegte Bodenplatte, die ersten 40 Stunden Beratung, den ausgelieferten Teil der Bestellung. Bei Werkverträgen dürfen Sie Abschlagszahlungen in Höhe des erlangten Wertzuwachses verlangen (§ 632a BGB), auch ohne besondere Vereinbarung.

„Teilrechnung" ist im Sprachgebrauch dasselbe wie eine Abschlagsrechnung, im technischen Standard aber der offizielle Name des Typ-Codes 326. Wenn Ihre Software von „Teilrechnung" spricht, meint sie diesen Code.

Was auf jede Zwischenrechnung gehört

Abschlags- und Anzahlungsrechnungen sind vollwertige Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Es gilt derselbe Katalog an Pflichtangaben wie bei jeder anderen Rechnung, nachzulesen in der Anleitung zum Rechnungschreiben. Drei Punkte kommen hinzu:

• Eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer. Jeder Abschlag ist eine eigene Rechnung, keine Kopie mit Zusatz. 2026-0042-A2 ist zulässig, 2026-0042 zweimal nicht.
• Eine klare Bezeichnung. „1. Abschlag Rohbau, Leistungsstand 25.08.2026" statt „Teilbetrag". Aus der Angabe muss hervorgehen, welcher Teil der Leistung abgerechnet wird.
• Der Umsatzsteuerausweis in derselben Form wie später. Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausweisen, weil die Schlussrechnung genau diese Beträge wieder abziehen muss.

Bei einer Anzahlungsrechnung, bei der die Leistung noch aussteht, tritt an die Stelle des Leistungsdatums der Hinweis, dass der Zeitpunkt noch nicht feststeht.

Die Umsatzsteuer entsteht mit dem Geldeingang, nicht mit der Rechnung

Das ist der Punkt, an dem die Buchhaltung regelmäßig auseinanderläuft. Bei Anzahlungen und Abschlägen entsteht die Umsatzsteuer, sobald das Geld auf Ihrem Konto ist — genauer: mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Zahlung vereinnahmt haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Anders als sonst kommt es nicht darauf an, wann Sie geleistet oder die Rechnung geschrieben haben.

Praktisch heißt das:

• Sie schreiben am 28.08. eine Abschlagsrechnung, der Kunde zahlt am 03.09. Die Steuer gehört in die Voranmeldung für September, nicht für August.
• Sie schreiben eine Abschlagsrechnung, die nie bezahlt wird. Dann entsteht aus ihr auch keine Umsatzsteuer — die Rechnung bleibt aber im Nummernkreis stehen und muss über eine Storno- oder Korrekturrechnung aus der Welt geschafft werden. Wie das geht, steht unter Rechnung stornieren und korrigieren.
• Ihr Kunde darf die Vorsteuer aus einer Anzahlungsrechnung ebenfalls erst ziehen, wenn er gezahlt hat und die Rechnung vorliegt.

Die Schlussrechnung: erst alles, dann alles abziehen

Die Schlussrechnung zeigt die komplette Leistung mit dem vollen Netto- und Steuerbetrag. Darunter listen Sie jede vorangegangene Abschlags- oder Anzahlungsrechnung einzeln auf — mit Nummer, Datum, Nettobetrag und der darauf entfallenden Umsatzsteuer — und ziehen diese Beträge ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Übrig bleibt der Restbetrag, den der Kunde noch überweist.

Ein Beispiel über 30.000 € netto:

Vier Regeln dazu:

1. Netto und Steuer getrennt abziehen. Ein pauschaler Bruttoabzug am Ende („abzgl. erhaltene Zahlungen 21.420 €") genügt nicht, weil der Steuerbetrag dann nicht nachvollziehbar ist.
2. Alle Abschläge nennen, auch unbezahlte. Maßgeblich ist, was Sie berechnet haben. Offene Abschläge stehen mit im Abzug und gleichzeitig in Ihrer Forderungsliste.
3. Nur eine Schlussrechnung. Sie schließt den Vorgang ab und trägt eine eigene Rechnungsnummer.
4. Rest kann null sein. Wenn die Abschläge die Gesamtsumme bereits decken, lautet der Restbetrag 0,00 € — die Schlussrechnung wird trotzdem geschrieben, weil erst sie die Leistung vollständig abrechnet.

Zahlt der Kunde mehr, als am Ende geschuldet ist, weisen Sie den negativen Restbetrag aus und erstatten ihn. Eine zusätzliche „Gutschrift" ist dafür nicht nötig und in Deutschland sogar missverständlich — warum, erklärt der Ratgeber zur Stornorechnung.

Wie das in der E-Rechnung aussieht

In einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ist die Rechnungsart kein Wort im Text, sondern ein Code im Feld BT-3 („Invoice type code"). Zulässig sind in der XRechnung nur bestimmte Werte:

Trägt Ihre Software einen anderen Wert ein — etwa 386 für eine Anzahlung, wie es andere Standards vorsehen —, scheitert die Prüfung an BR-DE-17: unzulässiger Rechnungstyp. Der Rechnungsinhalt ist dann korrekt, die Datei wird trotzdem abgewiesen.

Die Verbindung zwischen Schlussrechnung und Abschlägen gehört in die Rechnungsgruppe BG-3 („Preceding invoice reference"). Dort steht die Nummer der vorangegangenen Rechnung (BT-25) und deren Datum (BT-26). Die Gruppe darf mehrfach vorkommen — tragen Sie jede Abschlagsrechnung einzeln ein, nicht nur die letzte. Für die Schlussrechnung ist das keine technische Pflicht, aber der einzige Weg, wie das System des Empfängers die Rechnungen automatisch zusammenführt. Ohne diese Referenz bleibt die Zuordnung Handarbeit, und die Zahlung verzögert sich.

Bei Rechnungen an Behörden kommt die Leitweg-ID hinzu, die in jede Rechnung der Kette gehört — auch in jeden Abschlag. Fehlt sie, meldet der Prüfer BR-DE-15. Das Format prüfen Sie vorab unter Leitweg-ID prüfen, die Einzelheiten stehen unter XRechnung an Behörden.

Prüfen, bevor der Kunde ablehnt

Ob Typ-Code, Referenz und Beträge zusammenpassen, sehen Sie einer XML-Datei nicht an. Ziehen Sie die fertige Rechnung in unseren Validator: geprüft wird gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT, daneben erscheint die lesbare Rechnungsansicht mit allen Beträgen. Jede gemeldete Regel ist im Fehlerverzeichnis in normalem Deutsch erklärt. Steckt das XML in einem ZUGFeRD-PDF, holt es der ZUGFeRD-Extraktor heraus — so sehen Sie, welchen Code Ihre Software wirklich geschrieben hat. Zum Vergleichen liegen Beispieldateien bereit.

Fristen, die Sie im Blick behalten sollten

Empfangen können muss jedes Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie strukturiert ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab dem 1. Januar 2028 dann alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) und schreiben ihre Abschläge weiter auf Papier oder als PDF; für sie gilt außerdem kein Steuerausweis, also auch kein Steuerabzug in der Schlussrechnung — siehe Rechnung als Kleinunternehmer. Der vollständige Zeitplan steht unter E-Rechnung Pflicht: Fristen.

Aufbewahren müssen Sie alle Rechnungen der Kette acht Jahre und im Originalformat (GoBD) — bei einer E-Rechnung also den strukturierten Datensatz selbst, nicht den Ausdruck. Was das im Alltag bedeutet, erklärt GoBD einfach erklärt.

Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.