§ 19 UStG: Kleinunternehmerregelung, Grenzen 25.000/100.000 € und der Rechnungshinweis
25.000 € und 100.000 € — an diesen beiden Zahlen hängt seit dem 1. Januar 2025 die gesamte Kleinunternehmerregelung. Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt, erhebt keine Umsatzsteuer. Vorher lauteten die Grenzen 22.000 € und 50.000 €; viele Vorlagen, Blogartikel und sogar Rechnungsprogramme rechnen bis heute mit den alten Werten.
Dieser Ratgeber erklärt, was § 19 Abs. 1 UStG genau anordnet, wie der Wechsel zwischen den Grenzen funktioniert, welcher Satz zwingend auf Ihre Rechnung gehört — und warum die Regelung bei der E-Rechnung nur halb befreit.
Was § 19 UStG in einem Satz sagt
§ 19 UStG ist eine Vereinfachung im Umsatzsteuergesetz für Unternehmen mit kleinen Umsätzen: Ihre Umsätze bleiben von der Umsatzsteuer verschont, solange Sie zwei Grenzen einhalten.
Praktisch heißt das drei Dinge auf einmal:
- Sie schlagen auf Ihre Preise keine 19 % oder 7 % auf.
- Sie geben keine Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Zahllast ab.
- Sie holen sich im Gegenzug die Umsatzsteuer, die Sie selbst beim Einkauf zahlen, nicht vom Finanzamt zurück (kein Vorsteuerabzug).
Wichtig ist die Abgrenzung zum Wort „Kleingewerbe“. Das gehört ins Gewerberecht und sagt nichts über die Umsatzsteuer. § 19 UStG gilt genauso für Freiberufler, die überhaupt kein Gewerbe angemeldet haben — für den Fotografen im Nebenberuf ebenso wie für die selbstständige Lektorin.
Die Grenzen seit 2025: was sich geändert hat
| bis 31.12.2024 | seit 1.1.2025 | |
|---|---|---|
| Umsatz im Vorjahr höchstens | 22.000 € | 25.000 € |
| Umsatz im laufenden Jahr | voraussichtlich nicht über 50.000 € | tatsächlich nicht über 100.000 € |
| Charakter der zweiten Grenze | Prognose zu Jahresbeginn | harte Grenze, wirkt sofort bei Überschreitung |
| Einordnung der Umsätze | nicht erhobene Steuer | steuerfreie Umsätze |
Der entscheidende Unterschied steckt in der dritten Zeile. Früher war die zweite Grenze eine Schätzung: Wer zu Jahresbeginn plausibel unter 50.000 € plante, blieb das ganze Jahr Kleinunternehmer, auch wenn es am Ende mehr wurde. Seit 2025 zählt der tatsächliche Umsatz. Er wird laufend gemessen.
Maßgeblich ist übrigens der Gesamtumsatz eines Jahres, nicht der Gewinn. Ihre Kosten spielen für die Grenze keine Rolle.
Wenn Sie die 100.000 € reißen: der Schnitt mitten im Jahr
Ein Beispiel macht es klar. Sie liegen Anfang November bei 96.000 € Umsatz. Am 12. November schreiben Sie eine Rechnung über 9.000 €. Damit stehen Sie bei 105.000 € — die Grenze ist überschritten.
Ab genau diesem Umsatz endet die Kleinunternehmerregelung. Nicht zum Jahresende, nicht zum nächsten Monatsersten, und auch keine Übergangsfrist: Der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist bereits steuerpflichtig. Diese Rechnung und alle folgenden tragen also Umsatzsteuer.
Was daraus praktisch folgt:
- Führen Sie Ihre Umsätze fortlaufend, nicht erst zur Steuererklärung. Wer erst im März des Folgejahres merkt, dass er im November über der Grenze lag, muss Rechnungen berichtigen und die Steuer nachzahlen — meist aus eigener Tasche, weil der Kunde sie längst nicht mehr erstatten will.
- Bei einem Großauftrag, der Sie über die Grenze hebt, klären Sie vorher mit dem Kunden, ob der Preis netto oder brutto gemeint ist.
- Die 25.000-€-Grenze des Vorjahres wirkt zusätzlich: Wer 2025 über 25.000 € kam, ist 2026 kein Kleinunternehmer mehr, selbst wenn 2026 sehr ruhig verläuft.
Der Hinweis auf der Rechnung — und die Zeile, die teuer wird
Auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung muss stehen, warum keine Umsatzsteuer auftaucht. Einen amtlich vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht, verlangt ist ein verständlicher Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Bewährt hat sich: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
| Auf der Rechnung … | erlaubt? | Warum |
|---|---|---|
| „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ | ja | genau der geforderte Hinweis |
| „Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG, kein Umsatzsteuerausweis“ | ja | ebenso eindeutig |
| Rechnungsbetrag als ein Betrag, z. B. 760,00 € | ja | ohne Steuer gibt es kein Netto und kein Brutto |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | ja, Pflicht | eine der beiden Nummern muss drauf |
| „zzgl. 19 % MwSt.“ oder „inkl. 7 % MwSt.“ | nein | Steuerausweis, löst § 14c UStG aus |
| Ein separater Steuerbetrag, z. B. „144,40 € USt“ | nein | derselbe Fehler, nur in Euro |
| „0 % USt“ oder „Steuersatz: 0 %“ | besser nicht | benennt einen Steuersatz, wo keiner gilt |
| Aufteilung in „Netto“ und „Brutto“ | besser nicht | suggeriert eine Steuer im Betrag |
Warum die drei unteren Zeilen so wichtig sind: Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er keine schuldet, schuldet den ausgewiesenen Betrag trotzdem dem Finanzamt — das ordnet § 14c UStG an. Sie zahlen also 144,40 €, die Sie nie eingenommen haben. Der Grund für diesen harten Mechanismus: Ihr Kunde könnte den ausgewiesenen Betrag als Vorsteuer geltend machen.
Häufigste Ursache dieses Fehlers sind Vorlagen aus dem Netz mit vorgedruckter MwSt.-Zeile. Die komplette Liste der Angaben, die stattdessen auf das Blatt gehören, steht im Ratgeber Rechnung als Kleinunternehmer schreiben; eine allgemeine Checkliste finden Sie unter Rechnung: Pflichtangaben.
Lohnt sich § 19 überhaupt? Die ehrliche Rechnung
Die Regelung ist kein Geschenk, sondern ein Tausch.
Dafür spricht: Sie sind gegenüber Privatkunden rund 16 % günstiger als ein Wettbewerber mit Umsatzsteuer, ohne selbst weniger zu verdienen. Und die Bürokratie schrumpft spürbar — keine laufende Voranmeldung, keine Aufteilung von Steuersätzen.
Dagegen spricht: Sie bekommen keine Vorsteuer erstattet. Wer 20.000 € in Maschinen, Kamera-Technik oder Büroausstattung investiert, verschenkt rund 3.200 €. Bei Geschäftskunden verpufft zudem der Preisvorteil komplett — ein Unternehmen holt sich die Umsatzsteuer ohnehin zurück, für den Kunden zählt nur der Nettopreis.
Grobe Faustregel: viel Privatkundschaft und wenig Einkauf spricht für § 19; hohe Investitionen und B2B-Kundschaft sprechen dagegen.
Verzicht auf die Regelung: fünf Jahre Bindung
Sie können freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln — das nennt § 19 UStG Verzicht. Die Erklärung geht formlos ans Finanzamt, in der Praxis über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder ein einfaches Schreiben.
Der Haken: Der Verzicht bindet Sie fünf Kalenderjahre. Ein Wechsel, weil im ersten Jahr eine große Anschaffung ansteht, kann sich also vier weitere Jahre lang rächen. Rechnen Sie das mit Ihrem Steuerberater durch.
Umgekehrt gilt: Rutschen Sie über die Grenzen, endet die Regelung automatisch — dafür brauchen Sie keinen Antrag, und Sie bekommen auch keine Erinnerung.
Was § 19 mit der E-Rechnung zu tun hat
Hier werden zwei Pflichten regelmäßig verwechselt, und der Unterschied ist für Kleinunternehmer bares Geld wert.
| Pflicht | Gilt für Kleinunternehmer? | Ab wann |
|---|---|---|
| E-Rechnungen ausstellen | nein, dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) | — |
| E-Rechnungen empfangen können | ja, ohne Ausnahme | seit 1.1.2025 |
Ausstellen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur E-Rechnung dauerhaft befreit. Kein Stichtag, keine Übergangsregel. Sie dürfen weiter Papier verschicken oder ein normales PDF mailen. Zum Vergleich: Alle übrigen Unternehmen müssen ab 1.1.2027 elektronisch fakturieren, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 1.1.2028 dann alle. Die Fristen im Detail stehen unter E-Rechnung Pflicht: Fristen und Elektronische Rechnung: Pflicht.
Empfangen: Diese Pflicht trifft seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen, auch Sie. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Beruhigend ist der geringe Aufwand: Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt zum Empfang, Software müssen Sie dafür nicht kaufen.
Nur nützt Ihnen die Datei im Postfach wenig, wenn Sie sie nicht lesen können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei — per Doppelklick sehen Sie Zeichensalat statt Rechnung. Dafür stellen wir drei Werkzeuge kostenlos und ohne Anmeldung bereit:
- Ansehen und prüfen: Datei in den Validator ziehen. Sie bekommen sofort die lesbare Rechnungsansicht und das Prüfergebnis nach EN 16931 und den deutschen XRechnung-Regeln. Jeder Fehlercode ist in normalem Deutsch erklärt — 255 Regeln, jede mit eigener Seite.
- XML aus dem PDF holen: Steckt die Rechnung als ZUGFeRD in einer PDF-Datei, zieht der ZUGFeRD-Extraktor den strukturierten Datensatz heraus — den müssen Sie nämlich aufbewahren, nicht den Ausdruck.
- Kaputte Datei retten: Für fehlerhafte Rechnungen gibt es eine KI-Korrektur mit Vorher-Nachher-Zählung der Fehler; Geschäftsdaten wie IBAN oder Steuernummer erfindet sie bewusst nicht.
Zum Ausprobieren liegen Beispieldateien bereit. Aufbewahren müssen Sie den strukturierten Datensatz acht Jahre lang unverändert (GoBD). Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Situation steht unter E-Rechnung empfangen als Kleinunternehmer.
Ein eigenes Empfangspostfach mit fester Adresse und ein GoBD-Archiv sind bei uns in Vorbereitung — deshalb hier ohne Versprechen.
Häufige Fragen
Gilt § 19 UStG automatisch oder muss ich ihn beantragen? Er gilt automatisch, wenn Sie die Grenzen einhalten. Bei der Gründung geben Sie Ihre erwarteten Umsätze im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.
Was zählt zum Umsatz — brutto oder netto? Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach den Einnahmen, die Sie tatsächlich vereinnahmt haben. Da Sie keine Umsatzsteuer erheben, ist Ihre Einnahme zugleich Ihr Umsatz.
Darf ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung freiwillig ausstellen? Ja. Bei Geschäftskunden beschleunigt das oft die Zahlung, weil nichts abgetippt werden muss. Welche kostenlosen Wege es gibt, sammelt E-Rechnung erstellen (kostenlos).
Muss auf meiner Rechnung eine USt-IdNr. stehen? Eine der beiden Nummern genügt: Steuernummer oder USt-IdNr. Welche wann sinnvoll ist, klärt Steuernummer auf der Rechnung.
Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.