XRechnung an Behörden stellen: ZRE, OZG-RE und Leitweg-ID erklärt
Wer an eine Bundesbehörde liefert, kennt die Regel längst: Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail wird dort seit Jahren nicht mehr angenommen. Verlangt wird eine XRechnung — eingereicht über eines von zwei zentralen Portalen, mit einer korrekten Leitweg-ID. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie das funktioniert, welches Portal für wen zuständig ist und wo der häufigste Fehler entsteht.
Warum überhaupt ein spezielles Portal?
Rechnungen an die Bundesverwaltung (B2G — Business-to-Government) unterliegen einer eigenen, älteren Pflicht als die allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht: Für Lieferanten des Bundes ist die elektronische Rechnung bereits seit November 2020 verpflichtend, nicht erst seit 2025. Grund ist eine EU-Richtlinie, die öffentliche Auftraggeber europaweit zur elektronischen Rechnungsannahme verpflichtet hat.
Bundesbehörden nehmen Rechnungen dabei nicht per E-Mail-Postfach entgegen, sondern über zentrale Einreichungsportale. Das hat einen einfachen Grund: So landet jede Rechnung automatisch bei der richtigen Stelle, ohne dass jemand manuell weiterleiten muss.
Die zwei Portale: ZRE und OZG-RE
| Portal | Ausgeschrieben | Zuständig für |
|---|---|---|
| ZRE | Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes | Oberste Bundesbehörden und deren unmittelbarer Geschäftsbereich (z. B. Ministerien) |
| OZG-RE | Rechnungseingangsplattform des Bundes (im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes) | Nachgeordnete Bundesbehörden und -einrichtungen, sowie Länder, die sich der Plattform angeschlossen haben |
In der Praxis unterscheiden sich beide Portale aus Lieferantensicht kaum: Beide nehmen XRechnungen entgegen, beide bieten neben dem klassischen XML-Upload meist auch ein Web-Formular, in das man die Rechnungsdaten manuell eintippt und das daraus automatisch eine gültige XRechnung erzeugt — praktisch für Kleinunternehmer ohne eigene Rechnungssoftware. Welches der beiden Portale zuständig ist, sagt Ihnen in der Regel der Auftraggeber selbst, meist schon in der Bestellung oder im Vertrag.
Die Leitweg-ID: die Adresse innerhalb der Behörde
Der Punkt, an dem viele Lieferanten zum ersten Mal ins Stocken geraten, ist die Leitweg-ID. Eine Bundesverwaltung besteht aus tausenden Referaten, Ämtern und Dienststellen — „das Ministerium" allein reicht als Adresse nicht. Die Leitweg-ID ist eine Kennnummer, die genau festlegt, an welche Stelle innerhalb der Behörde eine Rechnung weitergeleitet werden soll, etwa in der Form 04011000-12345-03.
Sie besteht typischerweise aus drei Teilen: einer Behördenkennung, einer feingliedrigeren Adressierung innerhalb der Behörde und einer optionalen Prüfziffer. Die Leitweg-ID bekommen Sie nicht selbst zugewiesen — sie wird Ihnen von Ihrem Auftraggeber mitgeteilt, meist in der Bestellung, im Rahmenvertrag oder auf Nachfrage bei der Vergabestelle. In der XRechnung trägt sie das Feld BT-10 (Käuferreferenz).
Ob eine Leitweg-ID formal korrekt aufgebaut ist, prüfen Sie mit unserem Leitweg-ID-Checker — er zeigt an, ob das Format stimmt, bevor die Rechnung überhaupt beim Portal eingereicht wird.
Schwellenwerte: Ab wann gilt die Pflicht?
| Fall | Regelung |
|---|---|
| Rechnungen an den Bund allgemein | E-Rechnungspflicht seit November 2020 |
| Direktaufträge unterhalb einer geringen Wertgrenze | Von manchen Behörden abweichend gehandhabt, häufig noch formlos möglich — im Zweifel bei der Vergabestelle nachfragen |
| Rechnungen an Länder und Kommunen | Eigene Landesgesetze, teils andere Fristen und Portale als beim Bund |
Wichtig: Die Zahlen und Fristen der B2G-Pflicht (Rechnungen an Behörden) sind unabhängig von den Fristen der allgemeinen B2B-E-Rechnungspflicht (Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027/2028 mit der 800.000-Euro-Grenze). Wer sowohl an Behörden als auch an Unternehmen liefert, unterliegt beiden Regelwerken parallel — die genauen Stichtage und Ausnahmen für die B2B-Seite stehen im Artikel E-Rechnung Pflicht: Alle Fristen 2025 bis 2028.
Der häufigste Fehler: BR-DE-15
Beim Einreichen über ZRE oder OZG-RE scheitern die meisten Rechnungen nicht an fehlenden Beträgen, sondern an genau einer Stelle: der Leitweg-ID. Der zugehörige Prüfcode heißt BR-DE-15 und bedeutet sinngemäß: „Bei einer Rechnung an eine öffentliche Stelle muss eine gültige Käuferreferenz (Leitweg-ID) angegeben sein." Typische Ursachen:
- Die Leitweg-ID wurde gar nicht eingetragen, weil der Rechnungssteller sie mit einer normalen Kundennummer verwechselt hat.
- Ein Tippfehler beim Abschreiben aus der Bestellung.
- Die Prüfziffer am Ende stimmt nicht mit dem Rest der ID überein.
- Es wurde eine veraltete oder nicht mehr gültige Leitweg-ID verwendet.
Eine ausführliche Erklärung dieses und aller anderen Prüfcodes mit Lösungsvorschlägen steht im Fehlercode-Verzeichnis; den konkreten Eintrag finden Sie unter BR-DE-15. Am schnellsten lässt sich der Fehler vermeiden, indem man die fertige XRechnung vor dem Hochladen durch unseren Validator schickt — er meldet eine fehlende oder falsch formatierte Leitweg-ID, bevor das Portal die Rechnung ablehnt, und schlägt bei Bedarf eine Korrektur vor.
Schritt für Schritt: So reichen Sie eine XRechnung beim Bund ein
- Format klären. Zuständiges Portal (ZRE oder OZG-RE) und Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen, falls nicht schon in der Bestellung vermerkt.
- Rechnung erzeugen. Mit Rechnungssoftware, die XRechnung ausgibt, oder über das Web-Formular des jeweiligen Portals direkt eintippen. Ein Beispiel, wie eine fertige XRechnung von innen aussieht, zeigt der Artikel E-Rechnung Beispiel.
- Vor dem Hochladen prüfen. Datei in den Validator ziehen, Fehlercodes falls nötig im Fehlercode-Verzeichnis nachschlagen.
- Leitweg-ID gegenprüfen. Format im Leitweg-ID-Checker bestätigen lassen.
- Einreichen. Datei im Portal hochladen oder Formular absenden. Eine Eingangsbestätigung folgt in der Regel automatisch.
Häufige Fragen
Kann ich statt XRechnung auch ZUGFeRD an eine Bundesbehörde schicken? Meist nicht ohne Weiteres — ZRE und OZG-RE sind primär auf XRechnung (reines XML) ausgelegt. Ob ein Portal ZUGFeRD akzeptiert, sollte im Einzelfall mit der Vergabestelle geklärt werden. Den technischen Unterschied beider Formate erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
Was passiert, wenn ich keine Leitweg-ID habe? Ohne Leitweg-ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden und wird vom Portal in der Regel abgelehnt. Sie muss vor dem Einreichen beim Auftraggeber erfragt werden.
Gilt die Pflicht auch für kleine Rechnungsbeträge? Für Direktaufträge unterhalb geringer Wertgrenzen handhaben manche Behörden das formlos abweichend — verlässlich ist nur die Nachfrage bei der konkreten Vergabestelle.
Ist ZRE dasselbe wie OZG-RE? Nein, technisch zwei getrennte Portale mit unterschiedlicher Zuständigkeit, aber ähnlicher Funktionsweise. Welches Portal zuständig ist, richtet sich nach der auftraggebenden Behörde.
Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die verbindliche Einordnung Ihres Falls wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder direkt an die zuständige Vergabestelle.
Quellen
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung
- KoSIT: Standard XRechnung
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (abgerufen 14.08.2026)