Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste, Beispiel und Vorlage zum Ausfüllen
§ 14 Abs. 4 UStG listet zehn Nummern auf. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht ungültig — aber Ihr Kunde bekommt möglicherweise keinen Vorsteuerabzug, und dann kommt sie zurück. Das kostet beide Seiten mehr Zeit als das saubere Ausfüllen.
Diese Seite ist die Checkliste dazu: erst der vollständige Katalog, dann die verkürzte Fassung für Kleinbeträge, dann ein ausgefülltes Beispiel für eine Dienstleistung — und zum Schluss dieselben Felder so, wie sie in einer E-Rechnung heißen.
Die Checkliste: zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG
| # | Pflichtangabe | Konkret heißt das |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Bürgerlicher Name oder Firmierung laut Register, keine Abkürzung, keine reine Marke |
| 2 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Postfach genügt; „an alle Mitarbeiter" nicht |
| 3 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Eine von beiden reicht. Bei EU-Geschäften die USt-IdNr. |
| 4 | Ausstellungsdatum | Der Tag, an dem Sie die Rechnung schreiben |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben | Zahlen, Buchstaben oder beides — nur nie doppelt |
| 6 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung | „8 Std. Konzeption Website", nicht „Dienstleistung" |
| 7 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Monatsangabe genügt, wenn sie eindeutig ist |
| 8 | Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und im Voraus vereinbarte Minderungen | Bei Skonto: die Vereinbarung nennen |
| 9 | Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag — oder Hinweis auf die Steuerbefreiung | Entweder „19 % = 144,40 €" oder der Befreiungshinweis, nie beides |
| 10 | Zusatzhinweise im Einzelfall | „Gutschrift" bei Abrechnung durch den Empfänger, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" bei Reverse Charge, Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen an Privatpersonen |
Punkt 7 ist der Klassiker unter den Auslassungen. Ausstellungsdatum und Leistungsdatum sind zwei verschiedene Angaben, auch wenn sie oft auf denselben Tag fallen. Steht nur eines davon auf dem Blatt, fehlt formal das andere.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €: fünf Angaben genügen
Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, greift die vereinfachte Fassung (§ 33 UStDV). Dann brauchen Sie nur:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Leistung,
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe,
- Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Entfallen dürfen: Empfängerangabe, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt. Der typische Kassenbon ist genau das.
Zwei Einschränkungen: Die Erleichterung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht beim Reverse-Charge-Verfahren. Und: Kleinbetragsrechnungen fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht — Sie dürfen sie dauerhaft als Papier oder PDF ausstellen.
Beispiel: Rechnung für eine Dienstleistung
So sieht der Mindestumfang ausgefüllt aus. Alles, was darüber hinausgeht — Logo, Zahlungsziel, Skonto —, ist Kür, aber praktisch sinnvoll:
Anna Muster · Kommunikationsberatung
Musterweg 1 · 40210 Düsseldorf
Steuernummer 133/8150/1234
An: Beispiel Handwerk e. K.
Bahnstraße 7 · 50667 Köln
Rechnungsnummer 2026-0042
Rechnungsdatum 17.08.2026
Leistungszeitraum August 2026
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Betrag
1 Konzeption Website, Beratung 8 Std. 95,00 € 760,00 €
Netto 760,00 €
Umsatzsteuer 19 % 144,40 €
Zahlbetrag 904,40 €
Zahlbar bis 31.08.2026 ohne Abzug.
IBAN DE02 1203 0000 0000 2020 51
Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, fällt der Steuerblock weg und wird durch den Befreiungshinweis ersetzt. Wie das genau aussieht und welche Formulierung sicher ist, steht unter Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.
Fünf Fehler, die Rechnungen zurückkommen lassen
- Kein Leistungsdatum. Häufigster Grund für Rückfragen der Buchhaltung. Ein Monat reicht, aber er muss dastehen.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben. Passiert reihenweise beim
Jahreswechsel, wenn der Zähler bei 001 neu startet und die Jahreszahl fehlt.
2026-0042löst das Problem dauerhaft. - Weder Steuernummer noch USt-IdNr. Ein Dokument ohne eine der beiden Nummern ist umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung, egal wie professionell es aussieht.
- Leistungsbeschreibung zu vage. „Beratungsleistung laut Absprache" ist nicht handelsüblich bezeichnet. „8 Std. Konzeption Website" schon.
- Steuer ausgewiesen, obwohl keine anfällt. Wer als Kleinunternehmer „19 %" auf die Rechnung schreibt, schuldet den Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG).
Dieselben Angaben in der E-Rechnung: die Feldnummern
Eine E-Rechnung verlangt inhaltlich nichts anderes. Sie legt jede Angabe nur in ein benanntes Feld, damit ein Programm sie ohne Abtippen übernehmen kann. Die Norm EN 16931 nummeriert diese Felder: BT steht für „Business Term", ein einzelnes Feld, BG für „Business Group", eine Gruppe zusammengehöriger Felder.
| Angabe auf dem Blatt | Feld in der E-Rechnung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 |
| Rechnungsdatum | BT-2 |
| Leistungsdatum bzw. -zeitraum | BT-72 / BG-14 |
| Name und USt-IdNr. des Ausstellers | BT-27 / BT-31 |
| Name des Empfängers | BT-44 |
| Einzelne Rechnungsposition | BG-25 |
| Steuerbetrag | BT-110 |
| Zahlbetrag | BT-115 |
| Zahlungsangaben, IBAN | BG-16 |
| Käuferreferenz — bei Behörden die Leitweg-ID | BT-10 |
Diese Kürzel begegnen Ihnen in jeder Fehlermeldung. Wenn ein Prüfprogramm „BR-DE-15" meldet, heißt das schlicht: Die Käuferreferenz BT-10 fehlt. Welche Formate diese Felder überhaupt transportieren, erklärt E-Rechnung Formate; der direkte Vergleich der beiden zulässigen Bauarten steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.
Wer selbst noch keine E-Rechnung ausstellen muss, aber wissen will, ab wann es so weit ist: Elektronische Rechnungen — Pflicht seit 2025 sortiert die Fristen.
Fertige Datei prüfen — in einer Minute, ohne Anmeldung
Ob eine E-Rechnung wirklich alle Pflichtfelder enthält, sehen Sie ihr nicht an. Deshalb gibt es die Prüfung:
- Validator — Datei hineinziehen, Ergebnis sofort. Geprüft wird gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT, technische Grundlage ist die Open-Source-Bibliothek Mustang. Kostenlos, ohne Konto. Parallel erscheint die lesbare Rechnungsansicht, sodass Sie Beträge und Positionen direkt abgleichen können.
- Fehlerverzeichnis — jede der 255 Regeln mit Ursache und Lösung in normalem Deutsch, statt „BR-CO-15 violated". Bei kaputten Dateien hilft zusätzlich die KI-Korrektur; Geschäftsdaten wie IBAN oder Steuernummer erfindet sie bewusst nicht.
- Beispieldateien — fertige XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs zum Ausprobieren, bevor Sie eine echte Kundenrechnung hochladen.
- Leitweg-ID prüfen — für Rechnungen an Behörden, wo BT-10 die Leitweg-ID trägt und ein Tippfehler die Zustellung stoppt.
- ZUGFeRD-Extraktor — holt das eingebettete XML aus einem ZUGFeRD-PDF heraus, damit Sie sehen, was Ihre Software tatsächlich erzeugt hat.
Sieht die PDF-Ansicht richtig aus, das XML aber nicht? Das kommt vor, weil beide Teile getrennt erzeugt werden. Wie Sie die Datei lesbar machen und beide Seiten vergleichen, zeigt XRechnung öffnen und anzeigen.
Ein Empfangspostfach mit fester Adresse und ein revisionssicheres GoBD-Archiv sind bei uns in Vorbereitung — bis dahin gilt für die Ablage weiterhin: acht Jahre, unverändert, wiederauffindbar (GoBD-Ratgeber).
Häufige Fragen
Gibt es eine amtliche Rechnungsvorlage zum Ausfüllen? Nein. Vorgeschrieben ist der Inhalt, nicht die Gestaltung. Sie dürfen Reihenfolge und Layout frei wählen, solange alle Angaben aus der Checkliste vorhanden sind.
Reicht ein PDF als Rechnung? Gegenüber Privatkunden ja, dauerhaft. Zwischen inländischen Unternehmen ist ein einfaches PDF seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung" — bis zum 31.12.2026 noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
Muss ich unterschreiben? Nein. Eine Unterschrift ist bei Rechnungen nicht vorgeschrieben.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre. Bei E-Rechnungen gilt das für den strukturierten Datensatz selbst, nicht für einen Ausdruck.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung, ohne ein Abo abzuschließen? Die realistischen kostenlosen Wege sammelt E-Rechnung erstellen (kostenlos).
Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.