E-Rechnung Software kostenlos: Was 2026 wirklich gratis geht

„Kostenlos“ bedeutet bei E-Rechnungen fünf sehr verschiedene Dinge, je nachdem, welche der fünf Aufgaben Sie meinen. Empfangen ist bei fast allen gratis. Prüfen und Lesen auch. Beim Erstellen wird es dünn, beim revisionssicheren Archivieren hört das Gratis-Angebot fast überall auf. Diese Seite sortiert das nach Aufgaben, nicht nach Anbietern.

Aufgabe 1: Empfangen — überall kostenlos

Sie brauchen dafür streng genommen gar keine Software. Die Bundesregierung hat bestätigt, dass ein einfaches E-Mail-Postfach zum Empfang von E-Rechnungen ausreicht. Auch die DATEV E-Rechnungsplattform stellt den reinen Rechnungsempfang dauerhaft ohne Bepreisung.

Der Haken: Ein Postfach nimmt die Datei nur an. Ob darin eine gültige Rechnung steckt und was sie enthält, sagt Ihnen das E-Mail-Programm nicht.

Aufgabe 2: Lesen — kostenlos, wenn Sie das richtige Werkzeug nehmen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Doppelklick öffnet bestenfalls den Browser mit Buchstabensalat. Ein Viewer macht daraus wieder ein Dokument mit Rechnungsnummer, Positionen und Summe.

Gratis und ohne Anmeldung geht das bei uns: Datei in den Validator ziehen, die lesbare Ansicht erscheint automatisch neben dem Prüfergebnis. Wie das aussieht, zeigt der Artikel XRechnung öffnen und anzeigen.

Aufgabe 3: Prüfen — kostenlos, aber achten Sie auf den Regelstand

Hier trennt sich Werkzeug von Spielzeug. Eine ernsthafte Prüfung testet gegen die europäische Norm EN 16931 und zusätzlich gegen die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT. Wir nutzen dafür die Open-Source-Bibliothek Mustang — dieselbe Grundlage, die auch in kommerzieller Software steckt.

Worauf Sie bei jedem kostenlosen Prüfdienst achten sollten:

• Werden deutsche Zusatzregeln geprüft? Ohne BR-DE-Regeln fehlt zum Beispiel der Test auf die Käuferreferenz (BR-DE-15).
• Bekommen Sie die Fehler erklärt? Ein nacktes „BR-CO-15 violated“ hilft niemandem. Bei uns hat jede Regel eine eigene Seite mit Ursache und Lösung — 255 Stück.
• Was passiert mit der Datei? Bei uns: Verarbeitung, dann Löschung.

Aufgabe 4: Erstellen — hier endet „kostenlos“ meistens

Rechnungen ausstellen müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft nicht elektronisch (§ 34a UStDV). Alle anderen ab 2027 bzw. 2028. Wer erstellen muss, findet echte Gratis-Angebote nur vereinzelt: Die Mittelstand-Digital Zentren listen kostenfreie Werkzeuge, und die DATEV-Plattform ist bis zum 30. Juni 2026 kostenfrei nutzbar. In den Buchhaltungspaketen ist der Versand oft erst in den höheren Tarifen enthalten — bei Lexware Office etwa ab dem M-Tarif für 12,90 € netto im Monat, im Einstiegstarif S ist nur der Empfang dabei.

Eine Ausnahme ist unser eigener Generator: Formular ausfüllen, gültige XRechnung herunterladen — kostenlos, ohne Anmeldung, und das Ergebnis wird sofort gegen EN 16931 und die XRechnung-Regeln geprüft. Die weiteren Wege sammelt der Ratgeber E-Rechnung erstellen (kostenlos).

Aufgabe 5: Archivieren — kostenlos nur, wenn Sie es selbst diszipliniert tun

Acht Jahre aufbewahren, unveränderbar, wiederauffindbar: Das schreibt die GoBD vor. Ein Ordner auf dem Rechner erfüllt das nur mit sauberer Sicherung und Disziplin — technisch unveränderbar ist er nicht. Details im Ratgeber E-Rechnung archivieren nach GoBD.

Die Übersicht

Vorsicht bei drei Sorten „kostenlos“

1. Kostenlos, aber mit Registrierung und Werbung. Prüfen Sie, was mit den Rechnungsdaten passiert — es sind Geschäftsdaten Ihrer Kunden.
2. Kostenlos für 14 Tage. Das ist eine Testphase, kein Gratis-Angebot. sevdesk etwa bietet 14 Tage zum Testen.
3. Kostenlos bis zu einem Stichtag. Bei DATEV endet die Kostenfreiheit für die übrigen Leistungen am 30. Juni 2026; der Empfang bleibt kostenlos.

Bei uns gibt es keine Registrierung für Prüfen, Lesen und Extrahieren — und keinen Stichtag. Ein Konto brauchen Sie erst, wenn Sie Ergebnisse dauerhaft aufbewahren wollen.

Angaben Stand August 2026 nach Anbieterinformationen. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.