Rechnungsvorlage kostenlos: Muster zum Kopieren — und was jede Vorlage können muss

Eine Rechnungsvorlage spart Ihnen das Nachdenken über das Layout, nicht das Nachdenken über den Inhalt. Vorgeschrieben ist nämlich nur, was auf der Rechnung steht (§ 14 Abs. 4 UStG), nicht wie es angeordnet ist. Ein amtlicher Vordruck existiert nicht — jede Vorlage im Netz ist ein Vorschlag, und einige davon sind falsch.

Diese Seite gibt Ihnen zwei fertige Muster zum Kopieren, die Checkliste zum Gegenprüfen jeder anderen Vorlage und am Ende die unangenehme Nachricht: Für Rechnungen zwischen Unternehmen hat der Word-Vordruck ein Ablaufdatum.

Die Feld-Checkliste: was in jeden Vordruck gehört

Bevor Sie irgendeine Vorlage herunterladen, prüfen Sie sie gegen diese Liste. Sie entspricht den zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG.

Fehlt in einer Vorlage eines dieser Felder, ergänzen Sie es einmal — dann haben Sie Ihren eigenen Vordruck.

Vorlage 1: Rechnung mit Umsatzsteuer

Kopieren Sie den folgenden Block in Word, LibreOffice oder Ihr Mailprogramm und ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern. Die Anordnung dürfen Sie frei ändern, solange alle Felder erhalten bleiben.

[Ihr Name oder Firmierung]
[Straße und Hausnummer] · [PLZ Ort]
Telefon [Telefon] · [E-Mail]
Steuernummer [Steuernummer]      (oder USt-IdNr. [USt-IdNr.])

An
[Name des Kunden]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]

RECHNUNG

Rechnungsnummer    [2026-0001]
Rechnungsdatum     [TT.MM.JJJJ]
Leistungsdatum     [TT.MM.JJJJ oder Zeitraum, z. B. August 2026]
Kundennummer       [optional]

Pos.  Bezeichnung                     Menge    Einzelpreis   Betrag
1     [Leistung, konkret benannt]     [   ]    [      €]     [      €]
2     [weitere Position]              [   ]    [      €]     [      €]

                         Nettobetrag                        [      €]
                         zzgl. 19 % Umsatzsteuer            [      €]
                         Rechnungsbetrag                    [      €]

Zahlbar bis [TT.MM.JJJJ] ohne Abzug.
Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.

Bank [Bankname] · IBAN [DE.. .... .... .... .... ..] · BIC [BIC]

Bei zwei Steuersätzen fügen Sie unter „zzgl. 19 % Umsatzsteuer" eine zweite Zeile für 7 % ein und weisen die Nettobeträge getrennt aus. Bei Reverse Charge entfallen Steuersatz und Steuerbetrag; stattdessen steht dort „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Vorlage 2: Rechnung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Hier fällt der gesamte Steuerblock weg. Es gibt kein Netto und kein Brutto, sondern genau einen Betrag — und dazu den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

[Ihr Name]
[Straße und Hausnummer] · [PLZ Ort]
Steuernummer [Steuernummer]

An
[Name des Kunden]
[Straße und Hausnummer] · [PLZ Ort]

RECHNUNG

Rechnungsnummer    [2026-0001]
Rechnungsdatum     [TT.MM.JJJJ]
Leistungsdatum     [TT.MM.JJJJ oder Zeitraum]

Pos.  Bezeichnung                     Menge    Einzelpreis   Betrag
1     [Leistung, konkret benannt]     [   ]    [      €]     [      €]

                         Rechnungsbetrag                    [      €]

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlbar bis [TT.MM.JJJJ] ohne Abzug.
IBAN [DE.. .... .... .... .... ..]

Der Hinweissatz ist im Wortlaut nicht vorgeschrieben, muss aber verständlich auf § 19 UStG verweisen. Auch „0 % USt" ist ungeschickt, weil es einen Steuersatz benennt. Die Grenzen der Regelung liegen seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr; Einzelheiten stehen unter Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.

Bis 250 €: die kurze Vorlage genügt

Für Rechnungen bis 250 € brutto reicht die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: Aussteller, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz oder Befreiungshinweis. Empfänger, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt dürfen fehlen. Ausgenommen sind innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Fälle.

Vier Fehler, die fertige Vorlagen aus dem Netz mitbringen

1. Kein eigenes Feld für das Leistungsdatum. Viele Muster haben nur „Datum" — damit fehlt formal eine Pflichtangabe. Der häufigste Grund, warum eine Buchhaltung nachfragt.
2. Vorgedruckte Umsatzsteuerzeile in der Kleinunternehmer-Vorlage. Wer als Kleinunternehmer versehentlich „zzgl. 19 % MwSt." stehen lässt, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG), obwohl er ihn nie einnehmen wollte.
3. Rechnungsnummer als freies Feld ohne Systematik. Vorlagen zählen nicht mit. Legen Sie ein Schema wie 2026-0042 fest und führen Sie eine Liste, sonst vergeben Sie zum Jahreswechsel dieselbe Nummer zweimal.
4. Weder Steuernummer noch USt-IdNr. vorgesehen. Ohne eine der beiden ist das Dokument umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung, egal wie professionell das Layout wirkt.

Ein vollständig ausgefülltes Beispiel zum Abgleichen steht in der Checkliste der Pflichtangaben.

Der Haken: Eine Word-Vorlage erzeugt ein PDF

Und ein PDF ist im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen keine E-Rechnung mehr. Seit dem 1. Januar 2025 gilt es als „sonstige Rechnung": im Übergangszeitraum weiterhin erlaubt, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Parallel muss seit 2025 jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können.

Verbindlich wird das Ausstellen in zwei Stufen:

Verlangt ist dann ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 — konkret XRechnung (eine XML-Datei) oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (ein PDF mit eingebettetem XML). Ein hübsch formatiertes PDF aus Word erfüllt das nicht, weil die Felder darin für ein Programm nicht auffindbar sind. Der Unterschied zwischen den Formaten steht unter E-Rechnung Formate, der Zeitplan unter E-Rechnung Pflicht: Fristen.

Zwei Einschränkungen entlasten viele Leserinnen und Leser dieser Seite:

• Rechnungen an Privatkunden bleiben dauerhaft formfrei. Papier und PDF sind dort nicht befristet, die Vorlage oben bleibt also dauerhaft brauchbar.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen elektronischer Rechnungen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch sie.

Eine Word-Vorlage ist damit für alle anderen eine Zwischenlösung mit bekanntem Enddatum — brauchbar heute, unbrauchbar für B2B ab 2027 bzw. 2028.

Was Sie danach brauchen

Aufbewahren müssen Sie jede Rechnung acht Jahre (GoBD), und zwar in der Form, in der sie entstanden ist. Bei einer E-Rechnung heißt das: der strukturierte Datensatz selbst, nicht der Ausdruck.

Wie eine korrekte strukturierte Rechnung aussieht, sehen Sie am besten an funktionierenden Dateien: Unter Beispieldateien liegen geprüfte XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs zum Herunterladen und Vergleichen. Wenn Sie schon eine eigene Datei haben, ziehen Sie sie in den Validator — geprüft wird gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT, auf Basis der Open-Source-Bibliothek Mustang, kostenlos und ohne Anmeldung. Daneben erscheint die lesbare Rechnungsansicht. Meldet die Prüfung einen Regelverstoß, erklärt ihn das Fehlerverzeichnis in normalem Deutsch. Steckt das XML in einem ZUGFeRD-PDF, holt es der ZUGFeRD-Extraktor heraus.

Für strukturierte Rechnungen gibt es unseren Generator: kostenlos, ohne Anmeldung, mit Prüfung des Ergebnisses. Welche Wege heute schon ohne Abo funktionieren, sammelt E-Rechnung erstellen (kostenlos). Und wenn Sie die Vorlage oben zum ersten Mal ausfüllen, führt Sie Rechnung schreiben: Anleitung Schritt für Schritt durch die Felder.

Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.