Elektronische Rechnungen: Pflicht seit 2025 — wer, ab wann, in welcher Form
Drei Daten entscheiden darüber, was für Sie gilt: der 1. Januar 2025, der 1. Januar 2027 und der 1. Januar 2028. Das erste Datum ist längst vorbei, und es ist das einzige, das ausnahmslos jedes Unternehmen betrifft — auch den Kleinunternehmer mit drei Rechnungen im Monat.
Trotzdem stolpern viele bei der Frage davor: Was ist eigentlich eine elektronische Rechnung? Denn die naheliegende Antwort — „eine Rechnung, die ich per E-Mail bekomme" — ist seit 2025 falsch.
Was das Gesetz unter einer elektronischen Rechnung versteht
Eine elektronische Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die sich elektronisch weiterverarbeiten lässt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. „Strukturiert" heißt: Jede Angabe steht in einem eigenen, benannten Datenfeld. Die Rechnungsnummer ist nicht irgendwo im Text zu finden, sondern liegt im Feld für die Rechnungsnummer.
Der Unterschied ist keine Formalie. Ein Programm kann aus einem strukturierten Datensatz Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum und IBAN direkt übernehmen, ohne dass jemand abtippt oder eine Texterkennung raten muss. Genau das ist der Zweck der Regel.
Zulässig sind in Deutschland zwei Formate, beide erfüllen EN 16931:
- XRechnung — eine reine XML-Datei. Für Maschinen perfekt lesbar, für Menschen ohne Viewer unbrauchbar.
- ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (in Frankreich Factur-X genannt) — ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Sie sehen eine gewohnte Rechnung, Ihre Software liest die Daten dahinter.
Welches der beiden wann sinnvoll ist, vergleicht der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD; die technischen Details stehen unter E-Rechnung Formate.
Warum ein normales PDF keine elektronische Rechnung ist
Ein PDF, das Sie aus Word exportieren und per Mail schicken, enthält Pixel und Textzeilen — aber keine Felder. Es ist elektronisch übertragen, nicht elektronisch strukturiert. Das Umsatzsteuergesetz nennt es seit 2025 eine „sonstige Rechnung", und das ist keine Wortklauberei, sondern eine andere Rechtskategorie.
Für die Übergangszeit ist das noch entspannt geregelt: Bis zum 31. Dezember 2026 darf Ihnen ein Lieferant weiterhin ein einfaches PDF oder Papier schicken, wenn Sie als Empfänger damit einverstanden sind. Diese Zustimmung ist der springende Punkt — ab 2027 fällt sie für die betroffenen Unternehmen weg.
Umgekehrt gilt: Wenn Ihnen jemand heute eine XRechnung schickt, dürfen Sie nicht auf einem PDF bestehen. Die Empfangspflicht hat keine Ausnahmen.
Fünf Begriffe, eine Sache — und zwei Formate
In Merkblättern, Anbieter-Werbung und Behördenschreiben laufen fünf Wörter durcheinander. Drei davon meinen dasselbe, zwei sind konkrete Dateiformate:
| Begriff | Was es ist | Praktisch heißt das |
|---|---|---|
| E-Rechnung | gesetzlicher Kurzbegriff aus § 14 UStG | Oberbegriff. Die Behördensprache. |
| elektronische Rechnung | die ausgeschriebene Fassung desselben Begriffs | Identisch mit E-Rechnung. Kein Unterschied. |
| digitale Rechnung | Alltagssprache, gesetzlich nicht definiert | Gemeint ist meist dasselbe — kann aber auch ein simples PDF meinen. Nachfragen. |
| XRechnung | ein Datenformat (reines XML, KoSIT-Standard) | Eine Bauart der E-Rechnung, keine eigene Pflicht. |
| ZUGFeRD | ein Datenformat (PDF mit eingebettetem XML) | Die zweite zulässige Bauart. Ab Profil EN 16931. |
Die Merkregel: Die ersten drei Begriffe sind die Kategorie, die letzten beiden sind die Ausführung. Niemand ist verpflichtet, „XRechnung zu machen" — verpflichtet ist man zu einer Rechnung nach EN 16931, und XRechnung ist einer von zwei Wegen dorthin.
Achtung bei „digitale Rechnung": Weil der Begriff nirgends definiert ist, nennen manche Anbieter auch ein PDF so. Wenn in einem Angebot „digitale Rechnungen" steht, lohnt die Rückfrage, ob EN 16931 gemeint ist oder nur ein Mailanhang.
Wer muss ab wann — die Pflichten sortiert
Die Pflicht zerfällt in zwei getrennte Teile, und das wird ständig verwechselt. Empfangen müssen alle, seit 2025. Ausstellen muss man je nach Umsatz später oder nie.
| Aufgabe | Wen betrifft es | Ab wann |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können | jedes Unternehmen, auch Kleinunternehmer, auch reine B2C-Betriebe | seit 1.1.2025 |
| E-Rechnungen archivieren (GoBD, 8 Jahre) | jedes Unternehmen | laufend |
| E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz | ab 1.1.2027 |
| E-Rechnungen ausstellen | alle übrigen Unternehmen | ab 1.1.2028 |
| E-Rechnungen ausstellen | Kleinunternehmer nach § 19 UStG | dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) |
Auch ein Betrieb, der ausschließlich an Privatkunden verkauft, steht in der ersten Zeile: Seine eigenen Lieferanten — Großhandel, Telefonanbieter, Werkzeughändler — dürfen ihm E-Rechnungen schicken. Die Empfangspflicht folgt aus der Rolle als Unternehmer, nicht aus der Kundschaft.
Alle Fristen mit Sonderfällen und den bekannten Missverständnissen stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025–2028.
Elektronische Rechnung im B2B — und wo die Pflicht endet
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Beide Seiten müssen in Deutschland ansässig sein. Damit bleiben außen vor:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C),
- Rechnungen an Empfänger im Ausland,
- steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Vermietungs- und Versicherungsleistungen,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
An Behörden gelten teils eigene, ältere Regeln — dort ist die XRechnung schon länger Standard, und meist wird zusätzlich eine Leitweg-ID verlangt. Ob eine solche Kennung formal korrekt ist, prüfen Sie mit dem Leitweg-ID-Prüfer.
Was Sie praktisch brauchen — vier Schritte, keine Software-Pflicht
1. Empfangen. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht. Das hat die Bundesregierung ausdrücklich bestätigt. Sinnvoll ist eine eigene Adresse nur für Rechnungen, damit später nichts im Alltagspostfach untergeht.
2. Lesen. Eine XML-Datei per Doppelklick zu öffnen führt zu Buchstabensalat. Ziehen Sie die Datei stattdessen in unseren Validator — die lesbare Rechnungsansicht erscheint automatisch, kostenlos und ohne Anmeldung. Wie das aussieht, zeigt XRechnung öffnen und anzeigen. Steckt das XML in einem ZUGFeRD-PDF, holt es der ZUGFeRD-Extraktor heraus.
3. Prüfen. Nicht jede eingehende Datei ist normkonform. Wir prüfen gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT — mit der Open-Source-Bibliothek Mustang, derselben Grundlage, die auch in kommerzieller Software steckt. Jeden Regelverstoß erklären wir in normalem Deutsch statt als Code: Für jede der 255 Regeln gibt es eine Seite mit Ursache und Lösung. Für kaputte Dateien gibt es zusätzlich eine KI-Korrektur, die Geschäftsdaten wie IBAN oder Steuernummer bewusst nicht erfindet. Zum Ausprobieren liegen fertige Beispieldateien bereit.
4. Aufbewahren. Der strukturierte Datensatz selbst muss acht Jahre unverändert vorliegen — ein Ausdruck genügt nicht, weil er nicht das Original ist. Was das konkret verlangt, steht unter E-Rechnung archivieren nach GoBD.
Ein eigenes Empfangspostfach mit fester Adresse für Ihre Lieferanten und ein revisionssicheres GoBD-Archiv sind bei uns in Vorbereitung — deshalb hier ohne Versprechen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer elektronische Rechnungen ausstellen? Nein, dauerhaft nicht (§ 34a UStDV). Empfangen müssen Sie sie trotzdem, seit dem 1.1.2025. Die Einzelheiten stehen unter E-Rechnung empfangen als Kleinunternehmer.
Ist eine per E-Mail verschickte Rechnung automatisch eine elektronische Rechnung? Nein. Entscheidend ist das Format der Datei, nicht der Übertragungsweg. Eine XRechnung auf einem USB-Stick ist eine E-Rechnung, ein gemailtes Word-PDF nicht.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen, weil ich sie nicht lesen kann? Nein. Seit 2025 gibt es keinen Anspruch auf ein anderes Format. Lesbar machen lässt sich jede normkonforme Datei — kostenlos.
Brauche ich eine Buchhaltungssoftware, nur um die Pflicht zu erfüllen? Für Empfang, Ansicht und Prüfung nicht. Wann sich ein Abo trotzdem lohnt und wann nicht, rechnet der Vergleich sevdesk Alternative durch.
Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.