Steuernummer auf der Rechnung: Pflicht, USt-IdNr. als Alternative, Felder in der E-Rechnung

Auf jede Rechnung gehört entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers — so steht es in § 14 Abs. 4 UStG. Beide zusammen sind nicht verlangt, aber keine von beiden ist keine Option: Eine Rechnung ohne steuerliche Kennung ist formal unvollständig.

Sie haben also eine echte Wahl. Und die ist mehr als eine Formalie, wenn Sie Ihre Rechnungen an Kunden im EU-Ausland schicken oder Ihre Adresse nicht mit dem Finanzamt verknüpft sehen möchten.

Die beiden Nummern im Vergleich

Die USt-IdNr. beantragen Sie beim BZSt online, meist innerhalb weniger Tage. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen eine bekommen — ob das sinnvoll ist, steht weiter unten.

Wann die USt-IdNr. zwingend ist

In drei Situationen genügt die Steuernummer nicht mehr:

1. Innergemeinschaftliche Lieferungen. Sie liefern Ware an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land. Auf die Rechnung gehören dann beide Nummern — Ihre und die Ihres Kunden — sowie der Hinweis auf die Steuerbefreiung.
2. Reverse Charge. Bei sonstigen Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland schuldet der Empfänger die Steuer. Auch hier stehen beide USt-IdNr. auf der Rechnung, zusammen mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
3. Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft. Drei Beteiligte in drei Ländern, alle brauchen ihre USt-IdNr. auf dem Beleg.

Ein Detail, das oft untergeht: Die USt-IdNr. Ihres Kunden sollten Sie vor der ersten steuerfreien Lieferung im MIAS-Verfahren prüfen und die Abfrage dokumentieren. Stellt sich die Nummer später als ungültig heraus, kann Ihnen die Steuerbefreiung um die Ohren fliegen.

Steuernummer weglassen aus Datenschutzgründen — geht das?

Ja, und es ist ein verbreiteter Grund für den Antrag beim BZSt. Die Steuernummer enthält den Schlüssel Ihres Finanzamts und ist damit unmittelbar an Ihre Steuerakte gebunden. Wer Rechnungen breit verschickt oder seine Rechnungsvorlage auf der Website veröffentlicht, gibt diese Verknüpfung ungern preis.

Der Ausweg ist simpel: USt-IdNr. beantragen und ausschließlich diese angeben. Die Pflicht aus § 14 Abs. 4 UStG ist damit erfüllt, denn verlangt ist eine der beiden Nummern.

Was Sie dabei nicht verwechseln sollten: Die Steuer-Identifikationsnummer (elfstellig, beginnt oft mit einer Ziffer ohne Schrägstrich) ist Ihre persönliche Nummer für die Einkommensteuer. Sie hat auf einer Rechnung nichts zu suchen und erfüllt die Pflicht nicht.

Kleinunternehmer: ja, auch Sie

Die verkürzte Angabenliste für Kleinunternehmer in § 34a UStDV streicht einiges, aber nicht die steuerliche Kennung. Steuernummer oder USt-IdNr. gehören also auch auf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Ob sich eine USt-IdNr. für Sie lohnt, hängt vom Kundenkreis ab: Für rein inländische Privatkundschaft reicht die Steuernummer. Sobald Sie an Unternehmen im EU-Ausland leisten oder Dienste wie Werbeplattformen im EU-Ausland einkaufen, kommen Sie an der USt-IdNr. praktisch nicht vorbei. Was sonst auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört, steht in Rechnung als Kleinunternehmer schreiben; die Regelung selbst erklärt § 19 UStG.

Eine Ausnahme gibt es: Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto entfällt die Angabe. Fürs Ladengeschäft oder den Kassenbon ist das die Erleichterung — bei jeder größeren Rechnung bleibt die Nummer Pflicht.

Was passiert, wenn die Nummer fehlt

Für Sie als Aussteller ist die Rechnung damit nicht ungültig im Sinne von „nichtig“ — Ihr Anspruch auf das Geld besteht weiter. Die Folgen treffen vor allem Ihren Kunden:

• Der Vorsteuerabzug ist gefährdet. Eine Rechnung ohne Steuernummer und ohne USt-IdNr. erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG nicht vollständig. Fällt das in einer Betriebsprüfung auf, kann das Finanzamt den Abzug beim Empfänger streichen.
• Sie bekommen die Rechnung zurück. Größere Kunden prüfen den Angabenkatalog automatisiert. Fehlt die Nummer, landet der Beleg in der Klärung und wird nicht bezahlt, bis Sie berichtigt haben.
• Berichtigen ist Ihre Aufgabe. Sie stellen ein korrigiertes Dokument aus, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Eine neue Rechnung mit neuer Nummer ohne Bezug schafft nur Doppelbuchungen.

Der Aufwand ist also nicht dramatisch, aber vermeidbar — und in der E-Rechnung fällt der Fehler ohnehin sofort auf, siehe nächster Abschnitt.

In der E-Rechnung: BT-31 und BT-32

Eine E-Rechnung nach EN 16931 (also XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931) kennt keine Freitextzeile „Steuernummer: …“. Jede Angabe hat ein eigenes Feld mit fester Kennung, ein sogenanntes Business Term:

Tragen Sie die Nummer ins richtige Feld ein. Eine Steuernummer in BT-31 ist ein beliebter Fehler: Das Feld erwartet eine USt-IdNr. mit Länderkennzeichen, und prüfende Systeme des Empfängers stolpern darüber.

Fehlt jede steuerliche Kennung, meldet der Validator zwei Regelverstöße, die Sie in der Praxis fast immer gemeinsam sehen:

• BR-DE-16 — die deutsche XRechnung-Regel. Werden die Steuercodes S, Z, E, AE, K, G, L oder M verwendet, muss mindestens eine der Angaben USt-IdNr. (BT-31), Steuernummer (BT-32) oder Steuervertreter-USt-IdNr. (BT-63) vorhanden sein.
• BR-S-02 — die europäische Regel aus EN 16931. Sobald eine Rechnungsposition mit dem Regelsteuersatz („Standard rated“) abgerechnet wird, muss der Verkäufer BT-31, BT-32 und/oder BT-63 angeben.

Beide sind harte Fehler, keine Warnungen: Portale und Rechnungseingänge weisen solche Dateien zurück. Verwandt ist die vielleicht bekannteste deutsche Regel BR-DE-15, die bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID verlangt — deren Aufbau können Sie separat unter Leitweg-ID prüfen testen.

So prüfen Sie das in 30 Sekunden

Ziehen Sie die Datei in unseren Validator. Sie sehen zweierlei sofort: die lesbare Rechnungsansicht, in der Sie mit bloßem Auge kontrollieren, ob Ihre Nummer im Absenderblock steht — und das Prüfergebnis gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln.

Was das kostenlose Werkzeug dabei leistet, ohne Anmeldung und ohne Konto:

• Fehler in normalem Deutsch. Statt „BR-DE-16 violated“ steht dort, welche Nummer fehlt und wo sie hingehört. Jede der 255 Regeln hat eine eigene Seite mit Ursache und Lösung.
• Sofortige Ansicht aus dem XML — auch für Eingangsrechnungen, bei denen Sie nur schnell den Betrag und den Aussteller sehen wollen.
• KI-Korrektur für kaputte Dateien, mit Vorher-Nachher-Zählung der Fehler. Steuernummer, USt-IdNr. und IBAN erfindet sie bewusst nicht — genau diese Werte müssen von Ihnen kommen.
• ZUGFeRD-Extraktor, wenn das XML in einer PDF-Datei steckt.

Zum Ausprobieren liegen Beispieldateien mit korrekten und fehlerhaften Rechnungen bereit.

Häufige Fragen

Muss ich beide Nummern angeben? Nein, eine genügt. Nur bei EU-Geschäften mit Reverse Charge oder steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferung ist die USt-IdNr. die Nummer der Wahl — dann gehört zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden auf die Rechnung.

Ich habe beide auf der Rechnung stehen. Ist das ein Fehler? Nein, das ist zulässig und in E-Rechnungen sogar üblich, weil BT-31 und BT-32 nebeneinander existieren.

Gilt die Pflicht auch bei Rechnungen an Privatkunden? Ja. § 14 Abs. 4 UStG unterscheidet nicht nach Empfänger. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € entfällt die Angabe.

Meine Steuernummer hat sich nach einem Umzug geändert. Was ist mit alten Rechnungen? Die bleiben mit der damals gültigen Nummer korrekt. Ab dem Wechsel verwenden Sie die neue — ein guter Zeitpunkt, um auf die USt-IdNr. umzusteigen, die den Umzug überlebt.

Wo genau muss die Nummer auf dem Blatt stehen? Das ist frei. Absenderzeile, Kopf oder Fußzeile sind alle zulässig, solange die Angabe eindeutig lesbar ist. Die vollständige Liste der Pflichtangaben steht unter Rechnung: Pflichtangaben und Vorlage.

Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.