Mahnung und Zahlungserinnerung: ab wann Verzug gilt, was Sie fordern dürfen, fertige Texte
Spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung und deren Fälligkeit ist Ihr Geschäftskunde in Verzug — ohne dass Sie ihn vorher erinnert haben müssen (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab diesem Tag laufen Verzugszinsen, und im Geschäftsverkehr kommt eine Pauschale von 40 € hinzu.
Die drei praktischen Fragen sind damit: Ab wann genau? Wie viele Schreiben? Und was darf hineingeschrieben werden? Der Reihe nach.
Wann Verzug eintritt: drei Wege
| Weg | Voraussetzung | Verzug beginnt |
|---|---|---|
| Kalendermäßig bestimmte Zahlungsfrist | Auf der Rechnung steht ein Datum: „zahlbar bis 31.08.2026“ | Am Tag danach, ganz ohne Mahnung |
| Mahnung nach Fälligkeit | Sie fordern nach Fälligkeit schriftlich zur Zahlung auf | Mit Zugang der Mahnung |
| 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB) | Rechnung ist zugegangen und fällig, sonst nichts vereinbart | 30 Tage nach Zugang der Rechnung |
Gegenüber Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen haben. Ein Satz genügt: „Bei Zahlung später als 30 Tage nach Zugang dieser Rechnung tritt Verzug ein.“ Ohne diesen Hinweis brauchen Sie bei Privatkunden eine Mahnung.
Der praktische Rat daraus: Schreiben Sie ein konkretes Zahlungsdatum auf die Rechnung, nicht „zahlbar nach Erhalt“. Ein Datum macht den ersten Weg der Tabelle nutzbar — und den ganzen Streit über Zugang und Fristbeginn überflüssig. Wie das im Rechnungsbild aussieht, zeigt Rechnung schreiben: Anleitung. Wer zusätzlich Skonto gewährt, hält beide Fristen getrennt fest; in der XRechnung verlangt die Skontozeile ein eigenes Format (Skonto in der Rechnung).
Wie viele Mahnstufen Sie brauchen: null
Es gibt keine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen, auch nicht zu einer. Sobald Verzug eingetreten ist, dürfen Sie unmittelbar Zinsen berechnen und den Weg über das gerichtliche Mahnverfahren gehen. Die „drei Mahnungen“ sind kaufmännische Gewohnheit, keine Rechtslage.
Sinnvoll sind in der Praxis ein bis zwei Schreiben, weil die überwiegende Zahl der offenen Posten schlicht auf Versehen beruht: falsche Adresse, Rechnung im Spam, Freigabe hängt in der Buchhaltung, Datei vom System abgewiesen.
| Stufe | Zeitpunkt | Ton | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 3–7 Tage nach Fälligkeit | freundlich, ohne Drohung | Rechnungsnummer, Betrag, neue Frist |
| 2. Mahnung | 10–14 Tage danach | sachlich, klar | Frist, Verzugszinsen, 40 € Pauschale, Ankündigung weiterer Schritte |
| Danach | nach Fristablauf | — | gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso |
Was Sie fordern dürfen
Verzugszinsen (§ 288 BGB). Der Zinssatz ergibt sich aus dem Basiszinssatz plus einem festen Aufschlag:
| Geschäft | Aufschlag auf den Basiszinssatz |
|---|---|
| Zwischen Unternehmen (B2B) | 9 Prozentpunkte |
| Gegenüber Verbrauchern | 5 Prozentpunkte |
Der Basiszinssatz selbst wird halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli neu festgesetzt. Schlagen Sie den zum Verzugsbeginn geltenden Wert nach, statt einen alten Prozentsatz aus einer Vorlage zu übernehmen. Die Rechnung dazu:
Forderung × (Basiszinssatz + 9) % × Verzugstage / 365
Verzugspauschale 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist, entsteht je offener Forderung und ist unabhängig davon, ob Ihnen tatsächlich Aufwand entstanden ist. Verlangen Sie später die Kosten der Rechtsverfolgung, wird die Pauschale darauf angerechnet.
Eigene „Mahngebühren“ von 5 € oder 10 € über den gesetzlichen Rahmen hinaus sind dagegen angreifbar, wenn sie nicht vereinbart oder nachgewiesen sind. Der gesetzliche Rahmen aus Zinsen und Pauschale reicht im B2B völlig aus.
Vorlage: Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung 2026-0042
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung 2026-0042 vom 17.07.2026 über 904,40 € war am
31.07.2026 zur Zahlung fällig. Ein Zahlungseingang ist bei uns
bisher nicht verbucht.
Vermutlich hat sich die Sache überschnitten oder die Rechnung ist
im Postlauf untergegangen — eine Kopie liegt diesem Schreiben bei.
Wir bitten Sie, den Betrag bis zum 28.08.2026 auf folgendes Konto
zu überweisen:
IBAN DE02 1203 0000 0000 2020 51
Verwendungszweck: 2026-0042
Sollte Ihre Zahlung bereits unterwegs sein, betrachten Sie dieses
Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Muster
Vorlage: zweite Mahnung
Betreff: 2. Mahnung zu Rechnung 2026-0042 — Frist 04.09.2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer Zahlungserinnerung vom 14.08.2026 ist die Rechnung
2026-0042 vom 17.07.2026 weiterhin offen. Sie befinden sich seit
dem 01.08.2026 in Verzug.
Wir fordern Sie auf, den nachstehenden Betrag bis zum 04.09.2026
zu begleichen:
Rechnungsbetrag 904,40 €
Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) 40,00 €
Verzugszinsen seit 01.08.2026 ..,.. €
------------------------------------------------
Gesamtbetrag ...,.. €
Nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist werden wir die Forderung ohne
weitere Ankündigung gerichtlich geltend machen.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Muster
Datum und Rechnungsnummer immer ausschreiben, den Verzugsbeginn benennen und eine konkrete Frist setzen — „umgehend“ ist keine Frist. Für die Zinszeile setzen Sie den zum Verzugsbeginn geltenden Basiszinssatz ein.
Bevor Sie mahnen: prüfen, ob die Rechnung überhaupt angekommen ist
Der unangenehmste Fall ist die Mahnung an einen Kunden, der nie eine verarbeitbare Rechnung erhalten hat. Seit Rechnungen zwischen Unternehmen als strukturierte Datei laufen, entscheidet nicht mehr der Mensch am Posteingang über die Annahme, sondern die Software des Empfängers. Und die weist ab, ohne dass jemand antwortet.
Zwei Ursachen erklären den Großteil dieser stillen Ablehnungen:
- Die Käuferreferenz fehlt. Das Feld BT-10 trägt bei Behörden die Leitweg-ID, im B2B die Bestell- oder Kundennummer des Empfängers. Fehlt sie, weist die Prüfung mit BR-DE-15 ab — und viele Rechnungseingangssysteme kippen die Datei genau daran aus.
- Die Summen stimmen nicht. Netto plus Steuer ergibt nicht den Bruttobetrag, meist wegen doppelter Rundung um ein oder zwei Cent. Das meldet BR-CO-15. Menschlich unauffällig, maschinell ein Abbruchkriterium.
Deshalb der Zwischenschritt vor jedem Mahnschreiben: die eigene Rechnungsdatei in den Validator ziehen. Sie sehen in einer Minute, ob sie den Regeln der EN 16931 und der XRechnung entspricht, und daneben die lesbare Ansicht mit allen Beträgen. Kostenlos, ohne Anmeldung. Meldet der Prüfer einen Fehler, ist die Rechnung neu auszustellen — nicht anzumahnen. Alle Regeln mit Ursache und Lösung stehen im Fehlerverzeichnis, Vergleichsdateien unter Beispiele. Steckt die Rechnung in einem ZUGFeRD-PDF, holt der ZUGFeRD-Extraktor das XML heraus, das der Kunde tatsächlich bekommen hat.
Ein Anruf in der Kreditorenbuchhaltung ergänzt das: Oft steht die Rechnung dort längst, wartet aber auf eine Freigabe oder auf eine Bestellnummer, die niemand erfragt hat.
Häufige Fragen
Muss die Mahnung schriftlich sein? Formvorschriften gibt es nicht, eine E-Mail genügt. Für den Nachweis des Zugangs ist Schriftform mit Datum trotzdem die bessere Wahl.
Ist eine Mahnung selbst eine E-Rechnung? Nein. Eine Mahnung rechnet keine Leistung ab, sondern fordert eine bestehende Forderung ein. Sie fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht und darf als PDF oder Brief gehen.
Muss ich die Rechnung der Mahnung beilegen? Vorgeschrieben ist es nicht, es beschleunigt aber alles. Legen Sie im B2B die strukturierte Datei bei, nicht nur einen Ausdruck — die Buchhaltung des Kunden kann sie dann direkt einlesen.
Kann ich Verzugszinsen weglassen, um den Kunden nicht zu verlieren? Ja. Der Anspruch besteht, geltend machen müssen Sie ihn nicht. Viele Betriebe verzichten in der ersten Mahnung darauf und nennen ihn erst in der zweiten.
Und wenn der Kunde die Rechnung inhaltlich bestreitet? Dann prüfen Sie zuerst die Pflichtangaben — fehlt eine davon, ist die Rückfrage berechtigt. Die Checkliste steht unter Pflichtangaben auf der Rechnung.
Angaben Stand August 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.