E-Rechnung archivieren: Was GoBD wirklich verlangt und was nicht

Die unbequemste Pflicht rund um die E-Rechnung ist nicht das Empfangen und nicht das Ausstellen. Es ist das Aufbewahren. Acht Jahre lang, unverändert, und zwar die XML-Datei selbst — nicht der Ausdruck, nicht das PDF daneben. So steht es in den GoBD, den Verwaltungsgrundsätzen des Bundesfinanzministeriums zur Buchführung in elektronischer Form, und das BMF bestätigt es in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Die drei Anforderungen, übersetzt

GoBD-konformes Aufbewahren heißt im Kern dreierlei:

Wichtig: Aufbewahrt wird das Original. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF-Datei mitsamt eingebettetem XML. Ein Ausdruck auf Papier ist rechtlich nur eine Kopie.

Reicht der E-Mail-Ordner? Die ehrliche Antwort

Fürs Empfangen ja — das sagt das BMF ausdrücklich. Fürs Aufbewahren wird es dünn. Ein normales Postfach erfüllt die Unveränderbarkeit nicht: Mails lassen sich löschen, Konten werden gekündigt, Anbieter räumen nach Jahren auf. Wer seine Rechnungen acht Jahre im Posteingang liegen lässt, hat kein Archiv, sondern Glück, solange nichts passiert.

Das heißt nicht, dass Sie morgen ein Dokumentenmanagementsystem für tausende Euro brauchen. Es heißt: Die Dateien müssen zusätzlich an einen Ort, an dem sie nicht verändert werden können.

Was in der Praxis funktioniert

Der Minimal-Weg (kostenlos, mit Disziplin): Ein eigener Ordner je Jahr, in den jede eingehende E-Rechnung sofort abgelegt wird, plus regelmäßige Sicherung auf ein zweites Medium, plus ein kurzes Dokument, das dieses Vorgehen beschreibt (die sogenannte Verfahrensdokumentation — im Kern: „So gehen bei uns Rechnungen ein, so werden sie abgelegt, so wird gesichert"). Das ist besser als nichts und für Kleinstbetriebe oft vertretbar, hat aber eine offene Flanke: Die Unveränderbarkeit hängt an Ihrer Disziplin, nicht an der Technik, und genau da fragt ein Prüfer nach.

Der technische Weg (WORM-Speicher): Spezielle Speicher, bei denen jede Datei nach dem Schreiben für eine festgelegte Frist gesperrt ist — ändern und löschen ist dann technisch unmöglich, auch für den Administrator. In der Fachsprache „revisionssicher". Genau so arbeiten professionelle Archivlösungen; die Technik dahinter (Object Lock) gibt es inzwischen auch bei deutschen Cloud-Anbietern für wenige Euro.

Der Software-Weg: Buchhaltungsprogramme mit eingebautem Archiv erfüllen die Anforderungen ebenfalls — wenn man ohnehin eines nutzt und dafür zahlt, ist die Frage gelöst. Für alle, die nur wenige Rechnungen im Monat haben und kein Buchhaltungsabo wollen, ist das der Grund, warum sich diese Pflicht so unnötig teuer anfühlt.

Häufige Fragen

Acht oder zehn Jahre? Für Buchungsbelege — und dazu gehören Rechnungen — gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz). Für einzelne Dokumentarten gelten weiter zehn Jahre; im Zweifel den Steuerberater fragen.

Muss ich auch selbst ausgestellte E-Rechnungen archivieren? Ja, Ausgangsrechnungen unterliegen derselben Pflicht wie Eingangsrechnungen.

Was droht, wenn das Archiv fehlt? Bei einer Betriebsprüfung drohen Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen und im schlimmsten Fall der Verlust des Vorsteuerabzugs für nicht belegbare Rechnungen. Es ist die Sorte Risiko, die jahrelang unsichtbar bleibt und dann teuer wird.

Erst prüfen, dann archivieren? Sinnvoll ist beides direkt beim Eingang: Datei validieren (fehlerhafte Rechnungen sofort reklamieren, nicht archivieren und vergessen) und das Original unverändert ablegen.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (abgerufen 07.08.2026)
• BMF: GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
• IHK-Merkblätter zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Stand: 2026-08-07. Alle Angaben ohne Gewähr, keine Steuer- oder Rechtsberatung.