Peppol, EDI oder E-Mail: Wie E-Rechnungen übertragen werden
Es gibt zwei getrennte Fragen, die oft in einen Topf geworfen werden: In welchem Format ist die Rechnung geschrieben, und auf welchem Weg kommt sie an. Das Format ist gesetzlich geregelt — XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Der Übertragungsweg ist es nicht. Sie dürfen die Datei per E-Mail schicken, über ein Portal hochladen oder durch ein europäisches Netzwerk schleusen. Gültig ist die Rechnung in allen vier Fällen.
Weg 1: E-Mail — was für die allermeisten reicht
Die Datei hängt als Anhang an einer ganz normalen E-Mail. Kein Konto, kein Netzwerk, keine Einrichtung.
Die Bundesregierung hat ausdrücklich bestätigt, dass ein einfaches E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ausreicht. Wer also seit dem 1. Januar 2025 fürchtet, er müsse „an ein Netzwerk angeschlossen“ werden: nein, muss er nicht.
Praktischer Rat: Legen Sie eine eigene Adresse nur für Rechnungen an, etwa
rechnung@ihre-domain.de. Dann liegen Belege nicht zwischen Newslettern, und
Sie können sie später geschlossen archivieren. Wie das mit den
Aufbewahrungspflichten zusammenpasst, steht im Ratgeber
E-Rechnung archivieren nach GoBD.
Weg 2: Portal — der Pflichtweg an den Bund
Rechnungen an Bundesbehörden gehen nicht per E-Mail an irgendeine Adresse, sondern über die Portale des Bundes: die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) für die unmittelbare Bundesverwaltung und die OZG-RE für die mittelbare. Dort laden Sie die Datei hoch oder verschicken sie an eine vom Portal vergebene Adresse. Zwingend dafür: die Leitweg-ID des Empfängers als Käuferreferenz (BT-10) — fehlt sie, weist die Prüfung mit Regel BR-DE-15 ab. Prüfen können Sie die Nummer vorab im Leitweg-ID-Check; die Portale erklärt der Ratgeber XRechnung an Behörden.
Weg 3: Peppol — das europäische Adressbuch
Peppol ist kein Format, sondern ein Netz: Teilnehmer haben eine eindeutige Peppol-Adresse, und zugelassene Zugangspunkte („Access Points“) transportieren die Rechnung dazwischen. Der Vorteil ist Automatik — der Empfänger muss nicht erst nach der richtigen E-Mail-Adresse gefragt werden, und Zustellung wird quittiert.
Für wen sich das lohnt: Wer regelmäßig an viele Empfänger im EU-Ausland fakturiert oder von großen Auftraggebern dazu verpflichtet wird. Der Zugang läuft praktisch immer über einen Dienstleister, der den Access Point betreibt — das ist der laufende Kostenpunkt. Für einen Handwerksbetrieb mit deutschen Kunden ist Peppol schlicht überdimensioniert.
Weg 4: EDI — die feste Leitung zwischen zwei Partnern
EDI (Electronic Data Interchange) ist der Klassiker aus Industrie und Handel: zwei Unternehmen vereinbaren ein Format und eine Verbindung und tauschen darüber seit Jahren Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen aus. Das ist effizient, aber ein Projekt — mit Vereinbarung, Mapping und Test. EDI-Verfahren bleiben zulässig, solange das übertragene Ergebnis den Anforderungen der EN 16931 entspricht.
Der Vergleich
| Weg | Einmalaufwand | Laufende Kosten | Typisch für |
|---|---|---|---|
| keiner | keine | Freiberufler, Handwerk, kleine Betriebe | |
| Portal (ZRE / OZG-RE) | Konto anlegen | keine | Rechnungen an Bundesbehörden |
| Peppol | Anbieter anbinden | Abo beim Dienstleister | EU-Geschäft, viele Empfänger |
| EDI | Projekt mit dem Partner | Wartung | Zulieferer von Konzernen und Handelsketten |
Was Sie unabhängig vom Weg immer brauchen
Egal, wie die Datei ankommt — jemand muss sie lesen und prüfen können. Genau das ist der Punkt, an dem der Übertragungsweg nichts mehr hilft: Eine per Peppol zugestellte Rechnung mit falscher Steuerkategorie ist genauso fehlerhaft wie eine per E-Mail geschickte.
Deshalb: Datei in den Validator ziehen. Sie sehen sofort die lesbare Rechnung und daneben, ob sie den Regeln der EN 16931 und der XRechnung entspricht — Fehler in normalem Deutsch, mit eigener Seite je Regel. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Häufige Fragen
Muss ich Peppol nutzen, weil ein Kunde das verlangt? Wenn ein Auftraggeber die Zustellung über Peppol vertraglich verlangt, dann ja — gesetzlich verpflichtet ist niemand dazu. Fragen Sie zuerst, ob eine E-Mail an die Rechnungsadresse akzeptiert wird; sehr oft ist sie es.
Ist E-Mail unsicher für Rechnungen? Das Gesetz verlangt keine Verschlüsselung des Transportwegs. Bei sensiblen Beträgen oder Kundendaten ist Transportverschlüsselung (TLS) beim eigenen Anbieter trotzdem sinnvoll — die haben heute praktisch alle.
Was ist mit dem geplanten Meldesystem? Auf EU-Ebene ist eine spätere digitale Meldung von Rechnungsdaten vorgesehen. Für die Pflichten 2025 bis 2028 ändert das nichts; wer heute korrekte E-Rechnungen empfängt und ausstellt, ist darauf vorbereitet. Die Fristen im Detail: E-Rechnungspflicht: Fristen 2025–2028.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Angaben Stand August 2026.