Lexware Office und die E-Rechnung: Welcher Tarif wofür nötig ist
Vier Tarife, eine Zahl entscheidet: Bei Lexware Office — bis 2025 unter dem Namen lexoffice bekannt — ist der Empfang von E-Rechnungen in jedem Paket enthalten, der Versand von XRechnung und ZUGFeRD dagegen erst im größten. Zwischen dem kleinsten und dem größten Tarif liegen 25 € netto im Monat, also 300 € im Jahr.
Diese Seite sortiert, welcher Tarif welche E-Rechnungs-Aufgabe abdeckt, und wo ein kostenloser Weg denselben Zweck erfüllt. Lexware Office ist eine solide Buchhaltungslösung; es geht hier nicht darum, sie schlechtzureden, sondern darum, sie der richtigen Aufgabe zuzuordnen.
Die Tarife und was sie bei E-Rechnungen leisten
Alle Angaben Stand August 2026 laut Anbieter; Preise netto pro Monat, monatlich kündbar ohne Mindestlaufzeit. Für Neukunden gewährt der Anbieter in den ersten drei Monaten 50 % Nachlass.
| Tarif | Preis netto/Monat | E-Rechnung empfangen | XRechnung/ZUGFeRD versenden |
|---|---|---|---|
| S | 7,90 € | ja | nein |
| M | 12,90 € | ja | ja |
| L | 21,90 € | ja | ja |
| XL | 32,90 € | ja | ja |
Der Versand ist also die einzige E-Rechnungs-Funktion, die an den Tarif gekoppelt ist. Das ist keine Besonderheit dieses Anbieters — auch bei anderen Buchhaltungspaketen liegt der strukturierte Ausgang in den oberen Stufen.
Empfang in allen Tarifen: der Teil, der die Pflicht erfüllt
Die gesetzliche Pflicht, die seit dem 1. Januar 2025 jeden trifft, ist die Empfangspflicht — und die deckt schon der S-Tarif ab. Wer Lexware Office ohnehin für die Buchhaltung nutzt, muss für eingehende E-Rechnungen nichts zusätzlich buchen und nichts extra einrichten.
Wichtig für die Einordnung: Ein Programm ist für den Empfang nicht vorgeschrieben. Die Bundesregierung hat bestätigt, dass ein einfaches E-Mail-Postfach ausreicht. Der Mehrwert eines Buchhaltungsprogramms liegt danach — beim Lesbarmachen, Verbuchen und Ablegen.
Versand ab Tarif M: hier lohnt sich das Nachrechnen
Wer selbst E-Rechnungen ausstellen muss, springt bei Lexware Office von 7,90 € auf mindestens 12,90 € netto. Ob das nötig ist, hängt an zwei Fragen:
Müssen Sie überhaupt ausstellen? Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) und dürfen weiterhin PDF oder Papier verwenden. Alle anderen trifft die Pflicht ab dem 1.1.2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1.1.2028 vollständig. Die Fristen im Detail: E-Rechnung Pflicht und Fristen.
Wie viele Ausgangsrechnungen sind es? Bei 200 Rechnungen im Jahr sind 154,80 € netto für den M-Tarif rund 0,77 € pro Rechnung — ein guter Preis, wenn Angebot, Rechnung, Mahnwesen und Buchhaltung im selben Programm laufen. Bei 15 Rechnungen im Jahr sind es gut 10 € pro Stück, und dann ist die Frage berechtigt, ob es das Paket sein muss.
Aufgabe für Aufgabe: Tarif oder kostenloser Weg
| Aufgabe | Bei Lexware Office | Kostenlose Alternative |
|---|---|---|
| E-Rechnung entgegennehmen | ab S (7,90 €) | jedes E-Mail-Postfach |
| XML lesbar anzeigen | ab S | Viewer im Validator, ohne Anmeldung |
| Auf EN 16931 und XRechnung prüfen | im Programm beim Import | Validator mit Fehlererklärung |
| XML aus einer ZUGFeRD-PDF holen | — | ZUGFeRD-Extraktor |
| Leitweg-ID einer Behörde prüfen | — | Leitweg-ID-Prüfer |
| XRechnung/ZUGFeRD versenden | ab M (12,90 €) | kein vollwertiger Gratis-Weg; Sammlung unter E-Rechnung Software kostenlos |
| Buchhaltung, EÜR, UStVA, DATEV-Export | ab S bis XL, je nach Umfang | keine — dafür ist ein Buchhaltungsprogramm da |
| GoBD-Archivierung | im Programm enthalten | eigene Ablage mit Disziplin, siehe GoBD-Ratgeber |
Die Tabelle zeigt die ehrliche Trennlinie: Für Empfangen, Ansehen und Prüfen gibt es einen kostenlosen Weg. Für Buchhaltung und Versand gibt es ihn nicht — dafür ist ein Abo der sinnvolle Weg.
Was Rechnungs-Postfach kostenlos abdeckt
Ohne Anmeldung, ohne Konto, ohne Stichtag:
- Prüfung nach EN 16931 und den deutschen XRechnung-Regeln auf Basis der Open-Source-Bibliothek Mustang — derselben Regelgrundlage, die auch in kommerzieller Software steckt.
- Fehler in verständlichem Deutsch. Statt „BR-DE-15 violated“ steht dort, welche Angabe fehlt und wie sie zu ergänzen ist; zu jeder Regel gibt es eine eigene Seite, insgesamt 255.
- Lesbare Ansicht der Rechnung direkt beim Hochladen.
- KI-Korrektur für beschädigte Dateien, mit Fehlerzählung vorher und nachher. Geschäftsdaten wie IBAN oder Steuernummer erfindet sie bewusst nicht.
- ZUGFeRD-Extraktor für das XML aus einer PDF und fertige Beispieldateien zum Testen.
Nicht enthalten und deshalb ohne Versprechen: Buchhaltung, Steuermeldungen, Rechnungsversand. Ein eigenes Empfangspostfach und ein GoBD-Archiv sind in Vorbereitung.
Drei Konstellationen aus der Praxis
Der Kleinunternehmer mit 20 Eingangsrechnungen. Empfangspflicht ja, Ausstellungspflicht nein. Ein Postfach plus Validator erledigt das; ein Abo ist hier eine Entscheidung für Buchhaltungskomfort, nicht für Rechtskonformität.
Der Handwerksbetrieb mit Steuerberater. Belege gehen an die Kanzlei, die Rechnungen schreibt der Betrieb selbst. Hier trägt ein Tarif mit Versand ab 2027 oder 2028 — bis dahin lässt sich die Zeit nutzen, um eingehende Dateien kostenlos prüfen zu lassen und die eigenen Abläufe zu ordnen.
Die Agentur mit 300 Rechnungen im Jahr. Ein Vollpaket rechnet sich klar. Der Validator bleibt trotzdem nützlich: Wenn eine Eingangsrechnung im Programm abgelehnt wird, sehen Sie hier im Klartext, welche Regel gebrochen ist — und können den Text unverändert an den Aussteller weiterleiten.
Häufige Fragen
Heißt lexoffice jetzt Lexware Office? Ja, es ist dasselbe Produkt unter neuem Namen. Wer nach einer „lexoffice Alternative“ sucht, sollte deshalb zuerst klären, welche Aufgabe genau gelöst werden soll — der Vergleich mit weiteren Anbietern steht unter sevdesk Alternative.
Kann ich beides parallel nutzen? Ja. Viele nutzen ihr Buchhaltungsprogramm für den Alltag und ziehen einzelne Problemdateien zusätzlich in den Validator, weil dort die Fehlermeldung erklärt wird.
Ist eine kostenlose Prüfung rechtlich gleichwertig? Geprüft wird gegen dieselbe Norm EN 16931 und dieselben deutschen XRechnung-Regeln. Ein Prüfergebnis ist in keinem Programm eine Garantie für den Vorsteuerabzug — das gilt für kostenpflichtige Software genauso.
Welche Formate muss ich überhaupt akzeptieren? XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Welches Profil welche Wirkung hat, erklärt Was ist ZUGFeRD; die Unterschiede zwischen den Formaten stehen unter XRechnung oder ZUGFeRD.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Angaben Stand August 2026 nach Anbieterangaben; Tarife, Funktionsumfang und Aktionen können sich ändern — prüfen Sie die aktuellen Konditionen beim Anbieter.