ZUGFeRD und DATEV: E-Rechnungen an den Steuerberater übergeben

Die meisten kleinen Betriebe buchen nicht selbst. Sie sammeln Belege und geben sie an die Kanzlei — früher als Schuhkarton, heute digital. Mit der E-Rechnung ändert sich daran weniger, als viele befürchten: Sie müssen die Datei nicht verstehen, nur unverändert weitergeben. Wichtig ist bloß, was Sie weitergeben.

Die eine Regel, die alles einfacher macht

Geben Sie die Originaldatei weiter, nicht den Ausdruck und nicht das selbstgemachte PDF.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das die PDF-Datei, wie sie angekommen ist — mit den unsichtbar eingebetteten Daten. Wenn Sie diese PDF ausdrucken und wieder einscannen, ist genau das weg, was den Beleg wertvoll macht: die maschinenlesbaren Daten. Die Kanzlei muss dann wieder abtippen, und aufbewahrungspflichtig war ohnehin das Original.

Bei einer XRechnung ist die Originaldatei die XML-Datei. Sie sieht für Sie unlesbar aus — für die Kanzleisoftware ist sie das bequemste Format überhaupt.

Weg 1: DATEV Unternehmen online

Wenn Ihre Kanzlei mit DATEV arbeitet, läuft die Übergabe meist über DATEV Unternehmen online. Belege landen dort per Upload im Browser, per App oder per E-Mail-Upload in dem Postfach, das die Kanzlei für Sie eingerichtet hat. E-Rechnungen in den gängigen Formaten (ZUGFeRD 2.x, XRechnung) werden übernommen und weiterverarbeitet; die strukturierten Daten werden ausgelesen und als Buchungsvorschlag bereitgestellt — Rechnungsbetrag, Steuersatz und Zahlungsbedingungen müssen also nicht abgetippt werden.

Sie und die Kanzlei greifen dabei auf denselben Datenbestand zu. Was Sie hochladen, ist sofort dort sichtbar.

Weg 2: Einfach per E-Mail an die Kanzlei

Nicht jede Kanzlei besteht auf einem Portal. Viele nehmen Belege weiterhin per E-Mail entgegen. Auch das ist zulässig — die Anforderungen der GoBD betreffen die Aufbewahrung, nicht den Übergabeweg.

Zwei Dinge sollten Sie dabei beachten:

• Sammelmails statt Einzelmails. Eine Mail pro Monat mit allen Anhängen spart der Kanzlei Sortierarbeit — fragen Sie, wie sie es lieber hat.
• Dateinamen sprechend halten. 2026-08-17_Lieferant_Rechnung-4711.pdf findet man später wieder, scan001.pdf nicht.

Weg 3: Buchhaltungsprogramm mit DATEV-Export

Wer selbst vorkontiert, exportiert aus dem Programm einen DATEV-Datensatz und schickt ihn samt Belegen an die Kanzlei. Das lohnt sich, wenn Sie ohnehin ein Buchhaltungspaket bezahlen — sonst ist es ein Umweg. Wann sich ein solches Abo rechnet und wann nicht, steht im Vergleich sevdesk Alternative.

Vorher prüfen — das spart die Rückfrage

Was in keiner der drei Varianten passiert: dass Ihnen jemand sagt, ob die eingegangene Rechnung überhaupt korrekt ist. Fällt der Fehler erst in der Kanzlei auf, sind Sie es, der beim Lieferanten anrufen muss — nur eben vier Wochen später.

Deshalb der Zwischenschritt, der zwei Minuten kostet: Datei in den Validator ziehen. Sie sehen die Rechnung sofort lesbar und daneben, ob sie den Regeln der EN 16931 und der XRechnung entspricht. Fehler stehen in normalem Deutsch da, jede Regel hat eine eigene Seite mit Ursache und Lösung. Die Erklärung können Sie unverändert an den Aussteller weiterleiten — das ist die höflichste Art, eine Korrektur anzufordern.

Ist im PDF gar kein XML enthalten, sagt Ihnen das der ZUGFeRD-Extraktor in einem Schritt. Dann handelt es sich um ein gewöhnliches PDF und damit seit 2025 nicht mehr um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Was Sie selbst aufbewahren müssen

Die Übergabe an die Kanzlei entbindet Sie nicht von der eigenen Aufbewahrung: acht Jahre, unverändert, wiederauffindbar. Praktisch heißt das, die Originaldateien in einer eigenen Ablage zu behalten — auch wenn dieselben Dokumente in DATEV liegen. Wie eine saubere Ablage aussieht, steht im Ratgeber E-Rechnung archivieren nach GoBD.

Häufige Fragen

Muss ich selbst ein DATEV-Konto haben? Für DATEV Unternehmen online richtet die Kanzlei Ihnen den Zugang ein. Ohne Kanzlei-Anbindung brauchen Sie es nicht — Alternativen dazu: DATEV Alternative.

Darf ich die XML-Datei in ein PDF umwandeln und nur das weitergeben? Zum Ansehen ja, zur Aufbewahrung nein. Das erzeugte PDF ist eine Sichtkopie; aufbewahrungspflichtig bleibt das Original. Siehe XRechnung öffnen und anzeigen.

Die Kanzlei sagt, sie könne mit XRechnung nichts anfangen. Was tun? Fragen Sie nach dem Weg statt nach dem Format: Meist fehlt nur die passende Ablage im Portal. Zum Testen können Sie eine unserer Beispieldateien schicken — die ist garantiert gültig.

Angaben zu DATEV-Produkten Stand August 2026 nach Herstellerinformationen. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.