ERechV, § 14 UStG und BMF-Schreiben: die Rechtsgrundlagen der E-Rechnung
Wer nach den Regeln zur E-Rechnung sucht, stolpert über mindestens vier Namen: E-Rechnungsverordnung, § 14 UStG, § 34a UStDV und „das BMF-Schreiben“. Sie gelten nicht alle für dieselben Leute, und genau daraus entstehen die meisten Missverständnisse. Hier die Sortierung.
Die vier Ebenen auf einen Blick
| Vorschrift | Gilt für | Regelt |
|---|---|---|
| ERechV (E-Rechnungsverordnung) | Rechnungen an Bundesbehörden | wie an den Bund fakturiert wird: Format XRechnung, Leitweg-ID, Portale |
| § 14 UStG | alle Unternehmen im Inland (B2B) | was eine Rechnung ist, was eine E-Rechnung ist, wer sie annehmen und ausstellen muss |
| § 34a UStDV | Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Befreiung vom Ausstellen einer E-Rechnung |
| BMF-Schreiben | Finanzverwaltung und Praxis | wie die Finanzverwaltung § 14 UStG auslegt — keine eigene Rechtsnorm, aber maßgeblich |
Die häufigste Verwechslung: Die ERechV betrifft Sie nicht, solange Sie nicht an eine Bundesbehörde fakturieren. Für Rechnungen zwischen Unternehmen zählt § 14 UStG.
§ 14 UStG: der Kern für Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz zwei Dinge:
- E-Rechnung: in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das der Norm EN 16931 entspricht — praktisch XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
- Sonstige Rechnung: alles andere — Papier, PDF, Scan, Foto.
Daraus folgen die Pflichten, die inzwischen jeder kennen sollte:
| Ab wann | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | jedes inländische Unternehmen, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen empfangen können |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz | E-Rechnungen ausstellen |
| 1.1.2028 | alle übrigen Unternehmen | E-Rechnungen ausstellen |
| dauerhaft | Kleinunternehmer nach § 19 UStG | vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV) |
Details und Übergangsregeln stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht: Fristen 2025–2028.
ERechV: nur für den Weg zum Bund
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes ist älter als die B2B-Pflicht. Sie regelt, dass Rechnungen an Stellen der Bundesverwaltung elektronisch nach dem Standard XRechnung zu übermitteln sind, über die Portale ZRE und OZG-RE, und dass dabei die Leitweg-ID als Adressierung dient. Die Bundesländer haben jeweils eigene Verordnungen mit eigenen Schwellen und Fristen — wer an Land oder Kommune fakturiert, prüft die Landesregelung.
Praktisch heißt das: Für Behördenrechnungen ist das Format nicht frei wählbar, ZUGFeRD reicht dort oft nicht. Was dabei schiefgeht und wie die Leitweg-ID aufgebaut ist, zeigt XRechnung an Behörden — prüfen können Sie die Nummer im Leitweg-ID-Check.
Das BMF-Schreiben: was die Finanzverwaltung daraus macht
Das Bundesfinanzministerium hat zur Einführung der E-Rechnungspflicht ein Anwendungsschreiben veröffentlicht und pflegt dazu eine FAQ-Seite. Ein solches Schreiben ist kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung: Es bindet die Finanzämter und ist damit für die Praxis entscheidend, weil es Zweifelsfragen beantwortet — etwa zu Übergangsfristen, Formaten und zur Behandlung von Rechnungen, die beide Seiten als PDF austauschen.
Für den Alltag wichtige Punkte daraus:
- Der Empfang ist ab 2025 Pflicht, unabhängig von Umsatz und Rechtsform.
- Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt für den Empfang; ein besonderes Netzwerk ist nicht vorgeschrieben.
- Papier und PDF bleiben in der Übergangszeit unter Voraussetzungen zulässig — beim PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers.
- Für den Vorsteuerabzug kommt es auf eine ordnungsgemäße Rechnung an; erkennbar fehlerhafte Belege sollten Sie nicht einfach verbuchen.
Was das praktisch für Sie bedeutet
Drei Handgriffe decken die Rechtslage für kleine Betriebe ab:
- Empfangsweg festlegen. Eine Adresse, an die Lieferanten Rechnungen schicken — das genügt.
- Jede eingehende Datei prüfen. Ob eine XRechnung wirklich den Regeln entspricht, sehen Sie im Validator: lesbare Ansicht plus Prüfergebnis nach EN 16931 und XRechnung, Fehler in normalem Deutsch, für jede Regel eine eigene Seite.
- Original aufbewahren. Acht Jahre, unverändert — die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei, nicht den Ausdruck. Siehe E-Rechnung archivieren nach GoBD.
Häufige Fragen
Brauche ich die ERechV, wenn ich nur B2B fakturiere? Nein. Dann gilt § 14 UStG. Die ERechV wird erst relevant, wenn ein Bundesauftraggeber dazukommt.
Ist ein BMF-Schreiben verbindlich? Für die Finanzverwaltung ja, für Gerichte nicht. In der Praxis richten sich Finanzämter danach — deshalb ist es die wichtigste Auslegungsquelle.
Wo finde ich die Originaltexte? § 14 UStG und § 34a UStDV stehen bei gesetze-im-internet.de, das Anwendungsschreiben und die FAQ beim Bundesfinanzministerium, die XRechnung-Spezifikation bei der KoSIT.
Diese Seite ordnet die Rechtsgrundlagen für den Alltag ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand August 2026.