Rechnung per E-Mail: Was digital erlaubt ist — und was keine E-Rechnung ist
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können. Auf die Frage, welche Technik dafür nötig ist, hat die Bundesregierung eine kurze Antwort gegeben: ein einfaches E-Mail-Postfach genügt. Kein Portal, kein Netzwerkzugang, kein Abonnement.
Damit ist die häufigste Sorge vom Tisch. Die zweite Frage bleibt aber offen, und sie kostet in der Praxis mehr Geld: Ist die Rechnung, die Sie als PDF an eine E-Mail hängen, eigentlich eine E-Rechnung? Nein. Und dieser Unterschied entscheidet ab 2027 darüber, ob Ihre Ausgangsrechnung noch zulässig ist.
„Rechnung per E-Mail“ ist ein Transportweg, kein Format
Zwei Dinge werden ständig verwechselt, obwohl sie auf verschiedenen Ebenen liegen:
- Der Weg beschreibt, wie die Rechnung zum Empfänger kommt: per Post, per E-Mail, über ein Portal, über Peppol.
- Das Format beschreibt, was in der Datei steht: Text und Bild in einem PDF — oder strukturierte Datenfelder, die Software direkt auslesen kann.
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist über das Format definiert, nicht über den Weg. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt sein; in Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (siehe E-Rechnung Formate).
Ein gescanntes oder am Rechner erzeugtes PDF enthält diese Datenfelder nicht. Es ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“ — digital übertragen, aber rechtlich in derselben Kategorie wie ein Brief. Umgekehrt gilt: Eine XRechnung, die Sie schlicht an eine E-Mail hängen, ist eine vollwertige E-Rechnung. Der Weg per Mail nimmt ihr nichts.
Für den Empfang brauchen Sie nichts zu kaufen
Die Empfangspflicht trifft seit dem 1.1.2025 alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und auch Vermieter mit einer einzigen gewerblichen Einheit. Ausreichend ist ein Postfach, das Anhänge annimmt. Widersprechen dürfen Sie dem Empfang nicht — wenn Ihr Lieferant ab 2027 verpflichtet ist, elektronisch abzurechnen, ist Ihr Einverständnis nicht mehr gefragt.
Das Postfach löst allerdings nur die Zustellung. Eine XRechnung, die dort ankommt, ist eine XML-Datei; ein Doppelklick zeigt spitze Klammern. Zum Lesen und Prüfen ziehen Sie die Datei kostenlos und ohne Anmeldung in unseren Validator: Sie sehen sofort die lesbare Rechnungsansicht und darunter das Prüfergebnis nach EN 16931 und den deutschen XRechnung-Regeln. Ausführlich beschreibt das der Ratgeber XRechnung öffnen und anzeigen.
Zustimmung: nötig für das PDF, nicht für die E-Rechnung
Hier dreht sich die Logik gegenüber früher um.
| Was Sie versenden | Zustimmung des Empfängers nötig? | Bis wann noch zulässig |
|---|---|---|
| PDF oder anderes unstrukturiertes Format per Mail | ja, ausdrücklich oder stillschweigend | Übergangsfrist: bis Ende 2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027 |
| Papierrechnung | nein | dieselben Übergangsfristen |
| XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) | nein | dauerhaft |
Stillschweigende Zustimmung reicht für das PDF aus — wenn Ihr Kunde die Rechnung ohne Beanstandung bezahlt, gilt das in der Praxis als Einverständnis. Wasserdicht ist es trotzdem nur schriftlich, etwa als Satz in den Auftragsbedingungen.
Nach Ablauf der Übergangsfrist hilft keine Zustimmung mehr. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz elektronisch abrechnen, ab dem 1.1.2028 alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) — empfangen müssen auch sie. Die Termine im Detail: E-Rechnung Pflicht und Fristen.
Elektronischer Rechnungsversand: drei Wege, ein Aufwand
Wenn Sie ab 2027 oder 2028 selbst ausstellen, ändert sich für den Versand weniger, als viele erwarten:
- E-Mail mit XRechnung oder ZUGFeRD im Anhang. Der Normalfall im B2B-Geschäft. Kein Vertrag, keine Registrierung, keine laufenden Kosten.
- Upload im Portal des Empfängers. Bei Bundes- und Landesbehörden üblich; dort brauchen Sie zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers, die Sie vorab im Leitweg-ID-Prüfer auf Formfehler testen können.
- Peppol oder EDI. Lohnt sich, wenn Sie viele Partner mit hohem Volumen beliefern und die Rechnungsdaten in beide Richtungen automatisch fließen sollen.
Für Betriebe mit ein paar Dutzend Ausgangsrechnungen im Jahr ist Weg 1 der richtige. Der Aufwand steckt nicht im Versand, sondern in der Erzeugung einer formal korrekten Datei — und genau dort liegt auch die häufigste Fehlerquelle.
Ein eigener Posteingang nur für Rechnungen
Ein Detail, das im Alltag mehr bringt als jede Software: Legen Sie eine eigene
Adresse an, etwa rechnung@ihre-domain.de, und nennen Sie sie Lieferanten,
Portalen und auf Ihren eigenen Rechnungen.
Drei Gründe sprechen dafür:
- Auffindbarkeit. Rechnungen liegen nicht mehr zwischen Angeboten, Newslettern und Terminabsprachen. Bei einer Betriebsprüfung ist das der Unterschied zwischen zehn Minuten und einem halben Tag.
- Vertretung. Die Buchhaltung oder der Steuerberater bekommt Zugriff auf genau dieses Postfach, nicht auf Ihre gesamte Korrespondenz.
- Sauberer Nachweis. Was dort ankommt, ist der Eingang; Weiterleitungen aus privaten Postfächern lassen sich später schlechter nachvollziehen.
Ein festes Empfangspostfach mit eigener Adresse und automatischer Prüfung jeder eingehenden Datei ist bei uns in Vorbereitung. Bis dahin funktioniert die Selbstbau-Variante mit einer normalen Mailadresse vollkommen ausreichend.
Aufbewahrung: das Original zählt, nicht der Ausdruck
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar in der Form, in der sie eingegangen sind. Für eine per Mail empfangene E-Rechnung heißt das: Die XML- oder ZUGFeRD-Datei ist das aufbewahrungspflichtige Original.
Drei Fehler, die regelmäßig passieren:
- Ausdrucken und die Datei löschen. Ein Papierausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ist eine Sichtkopie. Es ersetzt das Original nicht.
- Nur im Postfach lassen. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit und Wiederauffindbarkeit. Ein Postfach, in dem gelöscht und verschoben werden kann, erfüllt das nicht ohne zusätzliche Sicherung.
- Aus ZUGFeRD nur das PDF sichern. Bild und Daten gehören zusammen; die eingebettete XML-Datei ist Teil des Originals. Was drinsteckt, zeigt der ZUGFeRD-Extraktor.
Wie eine belastbare Ablage aussieht, steht im Ratgeber E-Rechnung archivieren nach GoBD.
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen weiterhin als PDF verschicken? Bis zum Ende der Übergangsfrist ja, mit Zustimmung des Empfängers. Danach nur noch an Privatkunden — im B2C-Bereich gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
Muss ich die E-Mail selbst aufbewahren? Die Rechnung muss aufbewahrt werden. Die begleitende Mail nur dann, wenn sie rechnungsrelevante Angaben enthält, die nicht in der Rechnung stehen.
Woran erkenne ich, ob ein Anhang eine echte E-Rechnung ist? Am zuverlässigsten durch Prüfen. Der Validator sagt Ihnen, ob die Datei der EN 16931 entspricht, welches Format vorliegt und welche Pflichtangaben fehlen — jede Meldung mit eigener Erklärungsseite statt nacktem Regelcode.
Was, wenn ein Lieferant eine unvollständige Datei schickt? Bitten Sie um eine korrigierte Rechnung; ohne Pflichtangaben ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Zum Weiterleiten liefert der Validator eine Fehlerbeschreibung in normalem Deutsch, die Sie unverändert übernehmen können.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Angaben Stand August 2026 nach Anbieterangaben.